Escribir es fácil cuando estás sentado en un escritorio. Es mucho menos conveniente cuando estás inspeccionando equipos, registrando a un visitante, usando guantes de trabajo, o tratando de capturar detalles entre paradas.
Ahí es donde entra el Relleno por Voz. PlatoForms permite a los usuarios autorizados completar un formulario publicado hablando, luego revisar las respuestas capturadas antes de enviarlas. Está disponible en la aplicación PlatoForms VF para iOS y Android, y los equipos también pueden permitirlo en un navegador web.
Qué hace el Relleno por Voz
Inicia una sesión de voz y responde las preguntas del formulario en voz alta. PlatoForms convierte lo que dices en valores de campo y coloca cada respuesta en el campo correspondiente. Si necesita más información, puede hacer una pregunta de seguimiento. Si no sabes una respuesta, puedes omitirla durante la conversación y verificar qué falta completar en la revisión.
El Libro mayor en vivo muestra las respuestas capturadas a medida que avanza la sesión. Puedes ver qué campos tienen valores en lugar de esperar hasta que termine la conversación para descubrir qué se registró.
El Relleno por Voz funciona con el mismo formulario publicado, por lo que no necesitas crear una versión de voz separada.
¿Qué sucede cuando una respuesta necesita ser revisada?
Una dirección de correo electrónico, un número de referencia o una hora hablada pueden ser fáciles de malinterpretar. En la aplicación móvil, los valores inciertos se marcan para revisión, y las respuestas que la voz no puede capturar pueden ingresarse manualmente. Aún debes revisar cada respuesta antes de tocar Enviar formulario. La sesión de voz nunca se envía automáticamente.
Algunos campos necesitan más que discurso. En un informe de visita al sitio, por ejemplo, puedes hablar tu hora de llegada y observaciones, luego agregar una foto y firma con los controles de campo de la aplicación. Consulta la descripción de la aplicación PlatoForms VF para más información sobre estas funciones móviles.
Mira el recorrido para ver el proceso desde respuestas habladas hasta revisión y envío:
Cuando hablar es mejor que escribir
El Relleno por Voz es más útil cuando escribir interrumpe el trabajo en sí. Tres situaciones destacan.
Servicio de campo y visitas al sitio
Un técnico documentando una reparación, inspección o entrega puede ya estar sosteniendo herramientas, usando guantes o moviéndose por un sitio. Hablar una observación mientras está frente al equipo puede ser más fácil que detenerse, dejar todo y escribirlo en una pantalla pequeña.
Registro entre paradas
El trabajo de entrega, inspección de rutas y servicio móvil a menudo requiere que las personas capturen detalles entre paradas. La entrada de voz puede reducir la escritura una vez que el vehículo está estacionado de manera segura. Nunca debe usarse de una manera que distraiga a alguien mientras conduce.
Recepción y registro de visitantes
En un mostrador de recepción, un miembro del personal puede responder a las preguntas del agente de voz mientras completa un registro de visitantes o solicitud de servicio. Úsalo donde los detalles puedan decirse en voz alta sin exponer información privada. El flujo de trabajo es un intercambio con el agente de voz, en lugar de un registro pasivo de una conversación entre el personal y los visitantes.
Para formularios que generalmente se completan solos en un escritorio, la entrada de voz puede no ofrecer mucho beneficio.
¿Qué sucede después de enviar el formulario?
Imagina a un técnico terminando una inspección del sitio. Hablan sus observaciones, agregan una foto y firma, revisan las respuestas y envían. Desde su lado, la tarea está hecha. De vuelta en la oficina, el resultado llega como una presentación regular de PlatoForms, lista para la misma revisión y seguimiento que una completada con un teclado.
Eso importa una vez que varios técnicos están enviando informes durante todo el día. En lugar de abrir cada registro en el orden en que llegó, la oficina puede filtrar presentaciones a las visitas de hoy y ordenarlas por un campo de formulario—ubicación, resultado de la inspección u otro valor que el equipo ya recolecta. Si algo necesita corrección, un miembro del equipo autorizado puede abrir esa presentación, revisarla y enviar la versión actualizada.
Después de suficientes visitas, la pregunta útil puede cambiar de “¿Qué sucedió en este sitio?” a “¿Qué sigue sucediendo en todos nuestros sitios?” Insights puede mostrar tendencias y patrones de presentación en las respuestas sin requerir primero una exportación de hoja de cálculo. El Relleno por Voz es simplemente la manera más rápida de obtener observaciones en ese proceso existente. La presentación sigue siendo útil mucho después de que la conversación termina.
Cómo habilitar el Relleno por Voz
El Relleno por Voz se configura por formulario publicado desde su página Compartir.
- Abre un formulario publicado y ve a su página Compartir.
- Activa Habilitar Relleno por Voz.
- Elige quién puede usarlo.
- Agrega los idiomas que los usuarios pueden hablar durante una sesión.
- Para permitir el acceso sin la aplicación, activa Permitir relleno por voz en el navegador.
- Comparte el enlace de voz o código QR con los usuarios autorizados.
Si el acceso por navegador no está habilitado, los usuarios abren el formulario en la aplicación PlatoForms VF. La aplicación requiere una cuenta existente de PlatoForms. No crea una separada.
Si el formulario usa un dominio personalizado y el Relleno por Voz requiere inicio de sesión, comparte la URL de PlatoForms en su lugar. El dominio personalizado no puede identificar a los usuarios registrados de PlatoForms. Para más detalles, consulta la guía de configuración de Relleno por Voz.
Qué saber antes de habilitarlo
Las sesiones de voz usan créditos de IA
El Relleno por Voz usa créditos de IA del cupo de tu equipo, incluidas las sesiones en la aplicación móvil. Revisa y monitorea el uso esperado antes de hacer que el acceso por voz esté ampliamente disponible.
Trata los datos sensibles con cuidado
El Relleno por Voz procesa la entrada de voz del usuario y los campos del formulario que se están completando. Revisar antes de enviar no significa que la entrada de voz se quede en el dispositivo hasta que envíes. Se envía para procesamiento mientras la función está en uso. En la aplicación móvil, las respuestas capturadas se guardan en un borrador de PlatoForms antes de enviarse.
El Relleno por Voz está desactivado por defecto para los equipos habilitados para HIPAA, y los datos enviados a través del Relleno por Voz no están cubiertos por el Acuerdo de Asociación Comercial de PlatoForms. No asumas que habilitarlo lo hace adecuado para flujos de trabajo que involucren información de salud protegida. Confirma los requisitos y acuerdos de procesamiento de datos aplicables antes de considerarlo para esos flujos de trabajo.
No uses el Relleno por Voz para recopilar datos de tarjetas de pago, identificadores gubernamentales, contraseñas, claves API, secretos de autenticación, códigos MFA o códigos de un solo uso. También considera el entorno del usuario. Una respuesta que es segura para escribir puede no ser segura para decir donde otras personas pueden escucharla.
Consulta las notas de privacidad del Relleno por Voz, Cómo PlatoForms usa IA, y la Política de Privacidad para más información.
Prueba el Relleno por Voz en el formulario adecuado
Comienza con uno o dos formularios donde escribir sea un claro cuello de botella—un informe de sitio, lista de verificación de inspección o formulario de registro de visitantes—y prueba todo el camino desde la respuesta hablada hasta la revisión final.
¿Listo para llenar un formulario habilitado para voz? Descarga PlatoForms VF desde el App Store para iOS 17 o posterior o Google Play para Android. Si gestionas el formulario, sigue la guía de configuración de Relleno por Voz para habilitar el acceso y compartir su enlace de voz o código QR.
