當你坐在桌前時，打字很容易。但當你在檢查設備、接待訪客、戴著工作手套或試圖在停頓間捕捉細節時，就不那麼方便了。
這就是語音填寫的用武之地。PlatoForms 允許授權用戶通過語音完成已發布的表單，然後在提交前審核捕捉的答案。它可在 iOS 和 Android 的 PlatoForms VF 應用程式中使用，團隊也可以在網頁瀏覽器中啟用。
語音填寫的功能
開始語音會話並大聲回答表單的問題。PlatoForms 將你所說的內容轉換為欄位值，並將每個答案放入相應的欄位。如果需要更多信息，它可以提出後續問題；如果你不知道答案，可以在對話中跳過，並在審核時檢查哪些仍需完成。
實時分類帳在會話進行時顯示捕捉的答案。你可以看到哪些欄位有值，而不必等到對話結束才知道記錄了什麼。
語音填寫與相同的已發布表單一起工作，因此你不需要建立單獨的語音版本。
當答案需要檢查時會發生什麼？
電子郵件地址、參考號碼或口述時間很容易被聽錯。在移動應用程式中，不確定的值會被標記以供審核，語音無法捕捉的答案可以手動輸入。你仍然應該在點擊 提交表單 前檢查每個答案；語音會話從不自動提交。
某些欄位需要的不僅僅是語音。例如，在站點訪問報告中，你可以口述到達時間和觀察結果，然後使用應用程式的欄位控制添加照片和簽名。查看 PlatoForms VF 應用程式描述 了解更多這些移動功能。
觀看操作指南，了解從口述答案到審核和提交的過程：
當語音比打字更好時
語音填寫在打字中斷工作本身時最有用。有三種情況特別突出。
現場服務和站點訪問
記錄維修、檢查或交付的技術人員可能已經拿著工具、戴著手套或在站點四處走動。站在設備前口述觀察結果比停下來、放下所有東西並將其輸入小屏幕更容易。
停頓間的記錄
交付、路線檢查和移動服務工作通常需要人們在停頓間捕捉細節。語音輸入可以減少在車輛安全停放後的打字。它絕不應以分散駕駛者注意力的方式使用。
前台和訪客登記
在接待處，工作人員可以在完成訪客登記或服務請求時回答語音代理的問題。使用它的地方是可以大聲說出細節而不會暴露私人信息的地方。工作流程是與語音代理的交流，而不是工作人員和訪客之間對話的被動記錄。
對於通常在桌前獨自完成的表單，語音輸入可能不會提供太多好處。
表單提交後會發生什麼
想像一下技術人員完成站點檢查。他們口述觀察結果，添加照片和簽名，檢查答案並提交。從他們的角度來看，任務已完成。在辦公室，結果作為常規的 PlatoForms 提交到達，準備進行與鍵盤完成的相同審核和後續處理。
這一點很重要，因為有多名技術人員在一天中發送報告。辦公室可以篩選今天的訪問提交並按表單欄位排序——地點、檢查結果或團隊已經收集的其他值，而不是按到達順序打開每個記錄。如果需要更正，授權的團隊成員可以打開該提交，進行修訂並提交更新版本。
在足夠多的訪問後，有用的問題可能會從“這個站點發生了什麼？”變成“我們所有站點中不斷發生什麼？”洞察可以顯示提交趨勢和答案中的模式，而無需先導出電子表格。語音填寫只是將觀察結果快速輸入現有流程的方式；提交在對話結束後仍然有用。
如何啟用語音填寫
語音填寫是在已發布表單的 分享 頁面上配置的。
- 打開已發布的表單並轉到其 分享 頁面。
- 開啟 啟用語音填寫。
- 選擇允許使用它的人員。
- 添加用戶在會話中可以使用的語言。
- 若要允許無需應用程式的訪問，開啟 允許在瀏覽器中語音填寫。
- 與授權用戶分享語音鏈接或二維碼。
如果未啟用瀏覽器訪問，用戶需在 PlatoForms VF 應用程式中打開表單。該應用程式需要現有的 PlatoForms 帳戶；它不會創建單獨的帳戶。
如果表單使用自定義域名且語音填寫需要登錄，請分享 PlatoForms URL。自定義域名無法識別已登錄的 PlatoForms 用戶。詳情請參閱 語音填寫設置指南。
啟用前需要了解的事項
語音會話使用 AI 點數
語音填寫使用來自團隊配額的 AI 點數，包括移動應用程式中的會話。在廣泛提供語音訪問之前，請檢查並監控預期使用情況。
謹慎處理敏感數據
語音填寫會處理用戶的語音輸入和正在完成的表單欄位。提交前的審核並不意味著語音輸入會保留在設備上直到你提交：在功能使用期間，它會被發送進行處理。在移動應用程式中，捕捉的答案會在提交前保存到 PlatoForms 草稿中。
語音填寫對於啟用 HIPAA 的團隊默認為關閉，通過語音填寫發送的數據不受 PlatoForms 商業夥伴協議的保護。不要假設啟用它會使其適合涉及受保護健康信息的工作流程。在考慮這些工作流程之前，請確認適用的數據處理要求和協議。
不要使用語音填寫來收集支付卡數據、政府標識符、密碼、API 密鑰、身份驗證秘密、多因素驗證代碼或一次性代碼。還要考慮用戶的周圍環境：在其他人可以聽到的地方，安全輸入的答案可能不安全說出。
有關更多信息，請參閱 語音填寫隱私說明、PlatoForms 如何使用 AI 和 隱私政策。
在合適的表單上嘗試語音填寫
從一兩個打字明顯成為瓶頸的表單開始——站點報告、檢查清單或訪客登記表單——並測試從口述答案到最終審核的完整過程。
準備好填寫語音啟用的表單了嗎？從 iOS 17 或更高版本的 App Store 或 Android 的 Google Play 下載 PlatoForms VF。如果你管理表單，請按照 語音填寫設置指南 啟用訪問並分享其語音鏈接或二維碼。
