Digitar é fácil quando você está sentado à mesa. É muito menos conveniente quando você está inspecionando equipamentos, registrando um visitante, usando luvas de trabalho ou tentando capturar detalhes entre paradas.
É aí que entra o Preenchimento por Voz. O PlatoForms permite que usuários autorizados completem um formulário publicado falando, depois revisem as respostas capturadas antes de enviar. Está disponível no aplicativo PlatoForms VF para iOS e Android, e as equipes também podem permitir seu uso em um navegador da web.
O que o Preenchimento por Voz faz
Inicie uma sessão de voz e responda às perguntas do formulário em voz alta. O PlatoForms converte o que você diz em valores de campo e coloca cada resposta no campo correspondente. Se precisar de mais informações, pode fazer uma pergunta de acompanhamento. Se você não souber uma resposta, pode pular durante a conversa e verificar o que ainda precisa ser completado na revisão.
O Registro ao Vivo mostra as respostas capturadas à medida que a sessão avança. Você pode ver quais campos têm valores em vez de esperar até o final da conversa para descobrir o que foi registrado.
O Preenchimento por Voz funciona com o mesmo formulário publicado, então você não precisa criar uma versão separada para voz.
O que acontece quando uma resposta precisa ser verificada?
Um endereço de e-mail, número de referência ou horário falado pode ser facilmente mal interpretado. No aplicativo móvel, valores incertos são marcados para revisão, e respostas que a voz não pode capturar podem ser inseridas manualmente. Você ainda deve verificar cada resposta antes de tocar em Enviar formulário. A sessão de voz nunca envia automaticamente.
Alguns campos precisam de mais do que fala. Em um relatório de visita ao local, por exemplo, você pode falar seu horário de chegada e observações, depois adicionar uma foto e assinatura com os controles de campo do aplicativo. Veja a descrição do aplicativo PlatoForms VF para mais informações sobre esses recursos móveis.
Assista ao tutorial para ver o processo desde as respostas faladas até a revisão e envio:
Quando falar é melhor do que digitar
O Preenchimento por Voz é mais útil quando digitar interrompe o próprio trabalho. Três situações se destacam.
Serviço de campo e visitas ao local
Um técnico documentando um reparo, inspeção ou entrega pode já estar segurando ferramentas, usando luvas ou se movendo por um local. Falar uma observação enquanto está em frente ao equipamento pode ser mais fácil do que parar, largar tudo e digitá-la em uma tela pequena.
Registro entre paradas
Trabalhos de entrega, inspeção de rotas e serviços móveis muitas vezes exigem que as pessoas capturem detalhes entre paradas. A entrada por voz pode reduzir a digitação uma vez que o veículo esteja estacionado com segurança. Nunca deve ser usada de forma a distrair alguém enquanto dirige.
Recepção e registro de visitantes
Na recepção, um funcionário pode responder às perguntas do agente de voz enquanto completa um registro de visitante ou solicitação de serviço. Use onde os detalhes possam ser falados em voz alta sem expor informações privadas. O fluxo de trabalho é uma troca com o agente de voz, em vez de um registro passivo de uma conversa entre funcionários e visitantes.
Para formulários geralmente preenchidos sozinhos em uma mesa, a entrada por voz pode não oferecer muito benefício.
O que acontece após o envio do formulário
Imagine um técnico terminando uma inspeção no local. Ele fala suas observações, adiciona uma foto e assinatura, verifica as respostas e envia. Do lado dele, a tarefa está concluída. No escritório, o resultado chega como uma submissão regular do PlatoForms, pronta para a mesma revisão e acompanhamento que uma completada com um teclado.
Isso importa quando vários técnicos estão enviando relatórios ao longo do dia. Em vez de abrir cada registro na ordem em que chegou, o escritório pode filtrar submissões para as visitas de hoje e classificá-las por um campo de formulário — local, resultado da inspeção ou outro valor que a equipe já coleta. Se algo precisar de correção, um membro autorizado da equipe pode abrir essa submissão, revisá-la e enviar a versão atualizada.
Após visitas suficientes, a pergunta útil pode mudar de “O que aconteceu neste local?” para “O que continua acontecendo em todos os nossos locais?” Insights podem mostrar tendências e padrões nas respostas sem exigir uma exportação de planilha primeiro. O Preenchimento por Voz é simplesmente a maneira mais rápida de colocar observações nesse processo existente. A submissão continua útil muito depois que a conversa termina.
Como habilitar o Preenchimento por Voz
O Preenchimento por Voz é configurado por formulário publicado a partir de sua página Compartilhar.
- Abra um formulário publicado e vá para sua página Compartilhar.
- Ative Habilitar Preenchimento por Voz.
- Escolha quem está autorizado a usá-lo.
- Adicione os idiomas que os usuários podem falar durante uma sessão.
- Para permitir o acesso sem o aplicativo, ative Permitir preenchimento por voz no navegador.
- Compartilhe o link de voz ou código QR com usuários autorizados.
Se o acesso pelo navegador não estiver habilitado, os usuários abrem o formulário no aplicativo PlatoForms VF. O aplicativo requer uma conta existente do PlatoForms; ele não cria uma separada.
Se o formulário usa um domínio personalizado e o Preenchimento por Voz requer login, compartilhe o URL do PlatoForms em vez disso. O domínio personalizado não pode identificar usuários logados do PlatoForms. Para mais detalhes, veja o guia de configuração do Preenchimento por Voz.
O que saber antes de habilitar
Sessões de voz usam créditos de IA
O Preenchimento por Voz usa créditos de IA da cota da sua equipe, incluindo sessões no aplicativo móvel. Verifique e monitore o uso esperado antes de disponibilizar amplamente o acesso por voz.
Trate dados sensíveis com cuidado
O Preenchimento por Voz processa a entrada de voz do usuário e os campos do formulário sendo completados. Revisar antes do envio não significa que a entrada de voz permanece no dispositivo até você enviar: ela é enviada para processamento enquanto o recurso está em uso. No aplicativo móvel, as respostas capturadas são salvas em um rascunho do PlatoForms antes do envio.
O Preenchimento por Voz está desativado por padrão para equipes habilitadas para HIPAA, e os dados enviados através do Preenchimento por Voz não são cobertos pelo Acordo de Associação de Negócios do PlatoForms. Não presuma que habilitá-lo o torna adequado para fluxos de trabalho que envolvem informações de saúde protegidas. Confirme os requisitos e acordos de processamento de dados aplicáveis antes de considerá-lo para esses fluxos de trabalho.
Não use o Preenchimento por Voz para coletar dados de cartão de pagamento, identificadores governamentais, senhas, chaves de API, segredos de autenticação, códigos MFA ou códigos de uso único. Considere também o ambiente do usuário: uma resposta que é segura para digitar pode não ser segura para dizer onde outras pessoas podem ouvi-la.
Veja as notas de privacidade do Preenchimento por Voz, Como o PlatoForms usa IA e a Política de Privacidade para mais informações.
Experimente o Preenchimento por Voz no formulário certo
Comece com um ou dois formulários onde digitar é um claro gargalo — um relatório de local, lista de verificação de inspeção ou formulário de registro de visitante — e teste o caminho completo desde a resposta falada até a revisão final.
Pronto para preencher um formulário habilitado para voz? Baixe o PlatoForms VF na App Store para iOS 17 ou posterior ou Google Play para Android. Se você gerencia o formulário, siga o guia de configuração do Preenchimento por Voz para habilitar o acesso e compartilhar seu link de voz ou código QR.
