Taper est facile quand vous êtes assis à un bureau. C’est beaucoup moins pratique lorsque vous inspectez du matériel, enregistrez un visiteur, portez des gants de travail ou essayez de capturer des détails entre deux arrêts.
C’est là que le remplissage vocal intervient. PlatoForms permet aux utilisateurs autorisés de compléter un formulaire publié en parlant, puis de réviser les réponses capturées avant de soumettre. Il est disponible dans l’application PlatoForms VF pour iOS et Android, et les équipes peuvent également l’autoriser dans un navigateur web.
Ce que fait le remplissage vocal
Commencez une session vocale et répondez aux questions du formulaire à voix haute. PlatoForms convertit ce que vous dites en valeurs de champ et place chaque réponse dans le champ correspondant. Si plus d’informations sont nécessaires, il peut poser une question de suivi. Si vous ne connaissez pas une réponse, vous pouvez la sauter pendant la conversation et vérifier ce qui doit encore être complété lors de la révision.
Le journal en direct montre les réponses capturées au fur et à mesure de la session. Vous pouvez voir quels champs ont des valeurs au lieu d’attendre la fin de la conversation pour savoir ce qui a été enregistré.
Le remplissage vocal fonctionne avec le même formulaire publié, vous n’avez donc pas besoin de créer une version vocale séparée.
Que se passe-t-il lorsqu’une réponse doit être vérifiée ?
Une adresse e-mail, un numéro de référence ou une heure parlée peuvent être facilement mal entendus. Dans l’application mobile, les valeurs incertaines sont signalées pour révision, et les réponses que la voix ne peut pas capturer peuvent être saisies manuellement. Vous devez toujours vérifier chaque réponse avant d’appuyer sur Soumettre le formulaire. La session vocale ne soumet jamais automatiquement.
Certains champs nécessitent plus que la parole. Sur un rapport de visite de site, par exemple, vous pourriez indiquer votre heure d’arrivée et vos observations, puis ajouter une photo et une signature avec les contrôles de champ de l’application. Consultez la description de l’application PlatoForms VF pour en savoir plus sur ces fonctionnalités mobiles.
Regardez le tutoriel pour voir le processus des réponses orales à la révision et à la soumission :
Quand parler est mieux que taper
Le remplissage vocal est le plus utile lorsque la saisie interrompt le travail lui-même. Trois situations se démarquent.
Service sur le terrain et visites de site
Un technicien documentant une réparation, une inspection ou une livraison peut déjà tenir des outils, porter des gants ou se déplacer sur un site. Exprimer une observation en se tenant devant l’équipement peut être plus facile que de s’arrêter, de tout poser et de la taper sur un petit écran.
Enregistrement entre les arrêts
Les travaux de livraison, d’inspection de parcours et de service mobile nécessitent souvent de capturer des détails entre les arrêts. L’entrée vocale peut réduire la saisie une fois le véhicule garé en toute sécurité. Elle ne doit jamais être utilisée de manière à distraire quelqu’un pendant la conduite.
Accueil et enregistrement des visiteurs
À un bureau d’accueil, un membre du personnel peut répondre aux questions de l’agent vocal tout en complétant un enregistrement de visiteur ou une demande de service. Utilisez-le là où les détails peuvent être exprimés à voix haute sans exposer d’informations privées. Le flux de travail est un échange avec l’agent vocal, plutôt qu’un enregistrement passif d’une conversation entre le personnel et les visiteurs.
Pour les formulaires généralement complétés seuls à un bureau, l’entrée vocale peut ne pas offrir beaucoup d’avantages.
Que se passe-t-il après la soumission du formulaire
Imaginez un technicien terminant une inspection de site. Il exprime ses observations, ajoute une photo et une signature, vérifie les réponses et soumet. De son côté, la tâche est terminée. Au bureau, le résultat arrive comme une soumission régulière de PlatoForms, prête pour la même révision et le même suivi qu’une soumission complétée avec un clavier.
Cela importe une fois que plusieurs techniciens envoient des rapports tout au long de la journée. Au lieu d’ouvrir chaque enregistrement dans l’ordre où il est arrivé, le bureau peut filtrer les soumissions pour les visites d’aujourd’hui et les trier par un champ de formulaire—emplacement, résultat de l’inspection ou une autre valeur que l’équipe collecte déjà. Si quelque chose doit être corrigé, un membre de l’équipe autorisé peut ouvrir cette soumission, la réviser et soumettre la version mise à jour.
Après suffisamment de visites, la question utile peut passer de « Que s’est-il passé sur ce site ? » à « Que se passe-t-il continuellement sur tous nos sites ? » Les insights peuvent montrer les tendances et les modèles de soumission dans les réponses sans nécessiter d’exportation de feuille de calcul au préalable. Le remplissage vocal est simplement le moyen le plus rapide de faire entrer les observations dans ce processus existant. La soumission reste utile longtemps après la fin de la conversation.
Comment activer le remplissage vocal
Le remplissage vocal est configuré par formulaire publié depuis sa page Partager.
- Ouvrez un formulaire publié et allez à sa page Partager.
- Activez Activer le remplissage vocal.
- Choisissez qui est autorisé à l’utiliser.
- Ajoutez les langues que les utilisateurs peuvent parler pendant une session.
- Pour permettre l’accès sans l’application, activez Autoriser le remplissage vocal dans le navigateur.
- Partagez le lien vocal ou le code QR avec les utilisateurs autorisés.
Si l’accès au navigateur n’est pas activé, les utilisateurs ouvrent le formulaire dans l’application PlatoForms VF. L’application nécessite un compte PlatoForms existant. Elle ne crée pas un compte séparé.
Si le formulaire utilise un domaine personnalisé et que le remplissage vocal nécessite une connexion, partagez l’URL PlatoForms à la place. Le domaine personnalisé ne peut pas identifier les utilisateurs PlatoForms connectés. Pour plus de détails, consultez le guide de configuration du remplissage vocal.
Ce qu’il faut savoir avant de l’activer
Les sessions vocales utilisent des crédits AI
Le remplissage vocal utilise des crédits AI de l’allocation de votre équipe, y compris les sessions dans l’application mobile. Vérifiez et surveillez l’utilisation prévue avant de rendre l’accès vocal largement disponible.
Traitez les données sensibles avec soin
Le remplissage vocal traite l’entrée vocale de l’utilisateur et les champs de formulaire en cours de remplissage. La révision avant la soumission ne signifie pas que l’entrée vocale reste sur l’appareil jusqu’à ce que vous soumettiez. Elle est envoyée pour traitement pendant que la fonctionnalité est utilisée. Dans l’application mobile, les réponses capturées sont enregistrées dans un brouillon PlatoForms avant la soumission.
Le remplissage vocal est désactivé par défaut pour les équipes compatibles HIPAA, et les données envoyées via le remplissage vocal ne sont pas couvertes par l’accord d’association commerciale de PlatoForms. Ne supposez pas que l’activer le rend adapté aux flux de travail impliquant des informations de santé protégées. Confirmez les exigences et accords de traitement des données applicables avant de le considérer pour ces flux de travail.
N’utilisez pas le remplissage vocal pour collecter des données de carte de paiement, des identifiants gouvernementaux, des mots de passe, des clés API, des secrets d’authentification, des codes MFA ou des codes à usage unique. Considérez également l’environnement de l’utilisateur : une réponse qui est sûre à taper peut ne pas être sûre à dire là où d’autres personnes peuvent l’entendre.
Consultez les notes de confidentialité du remplissage vocal, Comment PlatoForms utilise l’AI, et la Politique de confidentialité pour plus d’informations.
Essayez le remplissage vocal sur le bon formulaire
Commencez avec un ou deux formulaires où la saisie est un obstacle évident—un rapport de site, une liste de contrôle d’inspection ou un formulaire d’enregistrement de visiteur—et testez le chemin complet de la réponse orale à la révision finale.
Prêt à remplir un formulaire activé par la voix ? Téléchargez PlatoForms VF depuis l’App Store pour iOS 17 ou version ultérieure ou Google Play pour Android. Si vous gérez le formulaire, suivez le guide de configuration du remplissage vocal pour activer l’accès et partager son lien vocal ou code QR.
