デスクに座っているときはタイプが簡単です。しかし、機器を点検しているとき、訪問者をチェックインしているとき、作業用手袋を着用しているとき、または移動中に詳細をキャプチャしようとしているときは、あまり便利ではありません。
そこで音声入力が登場します。PlatoFormsでは、認証されたユーザーが公開されたフォームを音声で入力し、送信前にキャプチャされた回答を確認することができます。これはiOSおよびAndroid用のPlatoForms VFアプリで利用可能で、チームはウェブブラウザでも使用を許可できます。
音声入力の機能
音声セッションを開始し、フォームの質問に声で答えます。PlatoFormsはあなたの言葉をフィールド値に変換し、各回答を対応するフィールドに配置します。追加情報が必要な場合はフォローアップの質問をすることができ、答えがわからない場合は会話中にスキップし、レビュー時に何がまだ必要かを確認できます。
ライブレジャーは、セッションが進行するにつれてキャプチャされた回答を表示します。会話が終了するまで待たずに、どのフィールドに値があるかを確認できます。
音声入力は同じ公開されたフォームで動作するため、別の音声バージョンを作成する必要はありません。
回答の確認が必要な場合はどうなるか？
メールアドレス、参照番号、または音声での時間は聞き間違えやすいです。モバイルアプリでは、不確かな値がレビューのためにフラグ付けされ、音声でキャプチャできない回答は手動で入力できます。フォームを送信をタップする前に、すべての回答を確認する必要があります。音声セッションは自動的に送信されることはありません。
一部のフィールドは音声以上のものを必要とします。例えば、現場訪問レポートでは、到着時間や観察内容を話し、アプリのフィールドコントロールを使って写真や署名を追加することができます。これらのモバイル機能については、PlatoForms VFアプリの説明をご覧ください。
音声回答からレビューと送信までのプロセスを確認するには、ウォークスルーをご覧ください。
話す方がタイプするよりも良い場合
音声入力は、タイプが作業そのものを中断する場合に最も役立ちます。特に3つの状況が際立っています。
フィールドサービスと現場訪問
修理、点検、配達を記録する技術者は、すでに工具を持っていたり、手袋を着用していたり、現場を移動しているかもしれません。機器の前で観察を話すことは、すべてを置いて小さな画面に入力するよりも簡単です。
停止間の記録
配達、ルート点検、モバイルサービス作業は、しばしば停止間で詳細をキャプチャする必要があります。音声入力は、車両が安全に駐車された後にタイプを減らすことができます。運転中に気を散らすような方法で使用されるべきではありません。
フロントデスクと訪問者のチェックイン
受付デスクでは、スタッフが訪問者のチェックインやサービスリクエストを完了しながら、音声エージェントの質問に答えることができます。詳細を他人に聞かれずに話せる場所で使用してください。ワークフローは、スタッフと訪問者の間の会話を受動的に記録するのではなく、音声エージェントとの交換です。
通常、デスクで一人で完了するフォームの場合、音声入力はあまり利益をもたらさないかもしれません。
フォームが送信された後に何が起こるか
技術者が現場検査を終えることを想像してください。彼らは観察内容を話し、写真と署名を追加し、回答を確認して送信します。彼らの側からは、タスクは完了です。オフィスに戻ると、結果は通常のPlatoFormsの送信として届き、キーボードで完了したものと同じレビューとフォローアップの準備が整います。
それは、複数の技術者が一日中レポートを送信している場合に重要です。オフィスは、到着順に各記録を開く代わりに、今日の訪問に提出をフィルタリングし、フォームフィールドでソートすることができます。場所、検査結果、またはチームがすでに収集している他の値です。修正が必要な場合、認証されたチームメンバーがその提出を開き、修正し、更新版を送信できます。
十分な訪問の後、役立つ質問は「このサイトで何が起こったのか？」から「すべてのサイトで何が起こり続けているのか？」に変わるかもしれません。インサイトは、スプレッドシートのエクスポートを必要とせずに、提出の傾向や回答のパターンを示すことができます。音声入力は、その既存のプロセスに観察を迅速に取り込むための単なる方法です。提出は会話が終了した後も役立ち続けます。
音声入力を有効にする方法
音声入力は、公開されたフォームの共有ページから設定されます。
- 公開されたフォームを開き、その共有ページに移動します。
- 音声入力を有効にするをオンにします。
- 使用を許可するユーザーを選択します。
- セッション中にユーザーが話すことができる言語を追加します。
- アプリを使用せずにアクセスを許可するには、ブラウザでの音声入力を許可をオンにします。
- 認証されたユーザーと音声リンクまたはQRコードを共有します。
ブラウザアクセスが有効でない場合、ユーザーはPlatoForms VFアプリでフォームを開きます。アプリは既存のPlatoFormsアカウントを必要とし、別のアカウントを作成しません。
フォームがカスタムドメインを使用し、音声入力がサインインを必要とする場合は、PlatoFormsのURLを共有してください。カスタムドメインは、サインインしたPlatoFormsユーザーを識別できません。詳細については、音声入力設定ガイドを参照してください。
有効にする前に知っておくべきこと
音声セッションはAIクレジットを使用します
音声入力は、モバイルアプリでのセッションを含め、チームの許容量からAIクレジットを使用します。音声アクセスを広く利用可能にする前に、予想される使用量を確認し、監視してください。
機密データを慎重に扱う
音声入力は、ユーザーの音声入力と完了するフォームフィールドを処理します。送信前のレビューは、音声入力が送信されるまでデバイスに残ることを意味しません。機能が使用されている間に処理のために送信されます。モバイルアプリでは、キャプチャされた回答は送信前にPlatoFormsのドラフトに保存されます。
音声入力は、HIPAA対応のチームではデフォルトでオフになっており、音声入力を通じて送信されたデータはPlatoFormsのビジネスアソシエイト契約に含まれていません。それを有効にすることが、保護された健康情報を含むワークフローに適していることを意味するとは限りません。これらのワークフローを検討する前に、適用されるデータ処理要件と契約を確認してください。
音声入力を使用して、支払いカードデータ、政府の識別子、パスワード、APIキー、認証シークレット、MFAコード、またはワンタイムコードを収集しないでください。また、ユーザーの周囲を考慮してください。タイプするのが安全な回答が、他の人が聞ける場所で話すのが安全でないかもしれません。
詳細については、音声入力のプライバシーノート、PlatoFormsがAIを使用する方法、およびプライバシーポリシーをご覧ください。
適切なフォームで音声入力を試してみてください
タイプが明らかにボトルネックになっている1つまたは2つのフォーム、例えば現場レポート、点検チェックリスト、訪問者チェックインフォームから始めて、音声回答から最終レビューまでの全経路をテストしてください。
音声対応フォームを入力する準備はできましたか？PlatoForms VFをApp Store for iOS 17以降またはGoogle Play for Androidからダウンロードしてください。フォームを管理する場合は、音声入力設定ガイドに従ってアクセスを有効にし、その音声リンクまたはQRコードを共有してください。
