Das Tippen ist einfach, wenn man am Schreibtisch sitzt. Es ist viel weniger praktisch, wenn man Ausrüstung inspiziert, einen Besucher eincheckt, Arbeitshandschuhe trägt oder versucht, Details zwischen Stopps festzuhalten.
Hier kommt Voice Filling ins Spiel. PlatoForms ermöglicht es autorisierten Nutzern, ein veröffentlichtes Formular durch Sprechen auszufüllen und die erfassten Antworten vor dem Absenden zu überprüfen. Es ist in der PlatoForms VF App für iOS und Android verfügbar, und Teams können es auch in einem Webbrowser zulassen.
Was Voice Filling macht
Starten Sie eine Sprachsitzung und beantworten Sie die Fragen des Formulars laut. PlatoForms wandelt das, was Sie sagen, in Feldwerte um und platziert jede Antwort im entsprechenden Feld. Wenn mehr Informationen benötigt werden, kann eine Folgefrage gestellt werden. Wenn Sie eine Antwort nicht wissen, können Sie sie während des Gesprächs überspringen und bei der Überprüfung sehen, was noch ausgefüllt werden muss.
Das Live-Ledger zeigt die erfassten Antworten, während die Sitzung fortschreitet. Sie können sehen, welche Felder Werte haben, anstatt bis zum Ende des Gesprächs zu warten, um herauszufinden, was aufgezeichnet wurde.
Voice Filling funktioniert mit dem gleichen veröffentlichten Formular, sodass Sie keine separate Sprachversion erstellen müssen.
Was passiert, wenn eine Antwort überprüft werden muss?
Eine E-Mail-Adresse, eine Referenznummer oder eine gesprochene Zeit kann leicht falsch verstanden werden. In der mobilen App werden unsichere Werte zur Überprüfung markiert, und Antworten, die nicht per Sprache erfasst werden können, können manuell eingegeben werden. Sie sollten dennoch jede Antwort überprüfen, bevor Sie auf Formular absenden tippen. Die Sprachsitzung sendet niemals automatisch.
Einige Felder benötigen mehr als Sprache. In einem Besuchsbericht könnten Sie beispielsweise Ihre Ankunftszeit und Beobachtungen sprechen und dann ein Foto und eine Unterschrift mit den Feldsteuerungen der App hinzufügen. Weitere Informationen zu diesen mobilen Funktionen finden Sie in der PlatoForms VF App-Beschreibung.
Sehen Sie sich die Schritt-für-Schritt-Anleitung an, um den Prozess von gesprochenen Antworten bis zur Überprüfung und Absendung zu sehen:
Wann Sprechen besser ist als Tippen
Voice Filling ist am nützlichsten, wenn das Tippen die eigentliche Arbeit unterbricht. Drei Situationen stechen hervor.
Außendienst und Vor-Ort-Besuche
Ein Techniker, der eine Reparatur, Inspektion oder Lieferung dokumentiert, hält möglicherweise bereits Werkzeuge, trägt Handschuhe oder bewegt sich auf einem Gelände. Eine Beobachtung auszusprechen, während man vor der Ausrüstung steht, kann einfacher sein, als alles abzulegen und es in einen kleinen Bildschirm einzutippen.
Protokollierung zwischen Stopps
Lieferungen, Streckeninspektionen und mobiler Service erfordern oft, dass Details zwischen Stopps erfasst werden. Spracheingabe kann das Tippen reduzieren, sobald das Fahrzeug sicher geparkt ist. Sie sollte niemals auf eine Weise verwendet werden, die jemanden beim Fahren ablenkt.
Empfang und Besucher-Check-in
An einem Empfangsschalter kann ein Mitarbeiter die Fragen des Sprachagenten beantworten, während er einen Besucher eincheckt oder eine Serviceanfrage bearbeitet. Verwenden Sie es dort, wo die Details laut ausgesprochen werden können, ohne private Informationen preiszugeben. Der Arbeitsablauf ist ein Austausch mit dem Sprachagenten, anstatt einer passiven Aufzeichnung eines Gesprächs zwischen Mitarbeitern und Besuchern.
Für Formulare, die normalerweise alleine am Schreibtisch ausgefüllt werden, bietet die Spracheingabe möglicherweise keinen großen Vorteil.
Was passiert nach dem Absenden des Formulars
Stellen Sie sich vor, ein Techniker schließt eine Vor-Ort-Inspektion ab. Er spricht seine Beobachtungen, fügt ein Foto und eine Unterschrift hinzu, überprüft die Antworten und sendet ab. Aus seiner Sicht ist die Aufgabe erledigt. Im Büro kommt das Ergebnis als reguläre PlatoForms-Einreichung an, bereit für die gleiche Überprüfung und Nachverfolgung wie eine mit der Tastatur ausgefüllte.
Das ist wichtig, wenn mehrere Techniker den ganzen Tag über Berichte senden. Anstatt jeden Datensatz in der Reihenfolge zu öffnen, in der er eingegangen ist, kann das Büro Einreichungen zu den heutigen Besuchen filtern und sie nach einem Formularfeld sortieren - Standort, Inspektionsergebnis oder ein anderer Wert, den das Team bereits erfasst. Wenn etwas korrigiert werden muss, kann ein autorisiertes Teammitglied diese Einreichung öffnen, überarbeiten und die aktualisierte Version einreichen.
Nach genügend Besuchen kann sich die nützliche Frage von „Was ist an diesem Standort passiert?“ zu „Was passiert immer wieder an all unseren Standorten?“ ändern. Einblicke können Einreichungstrends und Muster in den Antworten zeigen, ohne dass ein Tabellenexport erforderlich ist. Voice Filling ist einfach der schnellere Weg, um Beobachtungen in diesen bestehenden Prozess zu integrieren. Die Einreichung bleibt lange nach dem Ende des Gesprächs nützlich.
Wie man Voice Filling aktiviert
Voice Filling wird pro veröffentlichtem Formular auf dessen Teilen-Seite konfiguriert.
- Öffnen Sie ein veröffentlichtes Formular und gehen Sie zu dessen Teilen-Seite.
- Aktivieren Sie Voice Filling aktivieren.
- Wählen Sie, wer es verwenden darf.
- Fügen Sie die Sprachen hinzu, die Benutzer während einer Sitzung sprechen können.
- Um den Zugriff ohne App zu ermöglichen, aktivieren Sie Voice Filling im Browser erlauben.
- Teilen Sie den Sprachlink oder QR-Code mit autorisierten Nutzern.
Wenn der Browserzugriff nicht aktiviert ist, öffnen Nutzer das Formular in der PlatoForms VF App. Die App erfordert ein bestehendes PlatoForms-Konto; sie erstellt kein separates.
Wenn das Formular eine benutzerdefinierte Domain verwendet und Voice Filling eine Anmeldung erfordert, teilen Sie stattdessen die PlatoForms-URL. Die benutzerdefinierte Domain kann angemeldete PlatoForms-Nutzer nicht identifizieren. Weitere Informationen finden Sie im Voice Filling Einrichtungsleitfaden.
Was Sie wissen sollten, bevor Sie es aktivieren
Sprachsitzungen verwenden AI-Credits
Voice Filling verwendet AI-Credits aus dem Kontingent Ihres Teams, einschließlich Sitzungen in der mobilen App. Überprüfen und überwachen Sie den erwarteten Verbrauch, bevor Sie den Sprachzugang breit verfügbar machen.
Behandeln Sie sensible Daten sorgfältig
Voice Filling verarbeitet die Spracheingabe des Nutzers und die auszufüllenden Formularfelder. Die Überprüfung vor dem Absenden bedeutet nicht, dass die Spracheingabe auf dem Gerät bleibt, bis Sie absenden: Sie wird während der Nutzung zur Verarbeitung gesendet. In der mobilen App werden erfasste Antworten vor dem Absenden als PlatoForms-Entwurf gespeichert.
Voice Filling ist standardmäßig für HIPAA-fähige Teams deaktiviert, und Daten, die über Voice Filling gesendet werden, sind nicht durch das PlatoForms Business Associate Agreement abgedeckt. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Aktivierung es für Workflows mit geschützten Gesundheitsinformationen geeignet macht. Bestätigen Sie die geltenden Datenverarbeitungsanforderungen und Vereinbarungen, bevor Sie es für diese Workflows in Betracht ziehen.
Verwenden Sie Voice Filling nicht, um Zahlungsdaten, staatliche Identifikatoren, Passwörter, API-Schlüssel, Authentifizierungsgeheimnisse, MFA-Codes oder Einmalcodes zu sammeln. Berücksichtigen Sie auch die Umgebung des Nutzers: Eine Antwort, die sicher getippt werden kann, ist möglicherweise nicht sicher auszusprechen, wo andere sie hören können.
Weitere Informationen finden Sie in den Voice Filling Datenschutzhinweisen, Wie PlatoForms AI verwendet und der Datenschutzerklärung.
Probieren Sie Voice Filling mit dem richtigen Formular aus
Beginnen Sie mit ein oder zwei Formularen, bei denen das Tippen ein deutliches Hindernis darstellt - einem Standortbericht, einer Inspektionscheckliste oder einem Besucher-Check-in-Formular - und testen Sie den gesamten Weg von der gesprochenen Antwort bis zur endgültigen Überprüfung.
Bereit, ein sprachgesteuertes Formular auszufüllen? Laden Sie PlatoForms VF aus dem App Store für iOS 17 oder höher oder Google Play für Android herunter. Wenn Sie das Formular verwalten, folgen Sie dem Voice Filling Einrichtungsleitfaden, um den Zugriff zu aktivieren und den Sprachlink oder QR-Code zu teilen.
