Éliminez les frictions à la réception et simplifiez la coordination des événements
Efficacité cinq étoiles pour les hôtels et lieux
Dans l’hôtellerie, l’expérience des invités commence avant l’arrivée. Les formulaires papier, les enregistrements lents et la coordination désordonnée des événements nuisent à cette première impression.
PlatoForms permet aux hôtels, complexes et lieux de transformer les cartes d’enregistrement, les décharges de responsabilité et les Banquet Event Orders (BEO) en expériences en ligne fluides.
Automatisez la saisie de données, sécurisez les informations des invités et coordonnez des événements complexes avec une seule plateforme, offrant à votre personnel plus de temps pour se concentrer sur l’hospitalité.
PlatoForms permet aux hôtels, complexes et lieux de transformer les cartes d’enregistrement, les décharges de responsabilité et les Banquet Event Orders (BEO) en expériences en ligne fluides.
Automatisez la saisie de données, sécurisez les informations des invités et coordonnez des événements complexes avec une seule plateforme, offrant à votre personnel plus de temps pour se concentrer sur l’hospitalité.
Améliorez vos opérations pour les invités
Des arrivées sans contact à l’exécution impeccable des événements
Convertissez les PDF en formulaires invités en ligne remplissables
Enregistrement sans contact et décharges
Les invités modernes attendent de la commodité. PlatoForms vous permet de télécharger vos cartes d’enregistrement standard, décharges de responsabilité ou contrats de location et de les convertir en formulaires en ligne remplissables.
Les invités peuvent les remplir sur leur smartphone avant de franchir vos portes. Le système préserve la mise en page originale de votre PDF pour l’archivage légal tout en offrant une interface mobile fluide. Activez l’enregistrement pour plus tard pour que les invités puissent télécharger des photos de passeport ou des scans d’identité à leur convenance, réduisant ainsi le temps d’attente dans le hall à zéro.
Les invités peuvent les remplir sur leur smartphone avant de franchir vos portes. Le système préserve la mise en page originale de votre PDF pour l’archivage légal tout en offrant une interface mobile fluide. Activez l’enregistrement pour plus tard pour que les invités puissent télécharger des photos de passeport ou des scans d’identité à leur convenance, réduisant ainsi le temps d’attente dans le hall à zéro.
Une source unique de vérité pour les BEO et les mariages
Formulaires maîtres pour la planification d’événements
La coordination d’événements implique souvent des PDF complexes (Banquet Event Orders) nécessitant des contributions de clients, du personnel de cuisine et des finances.
Avec la technologie Master Form de PlatoForms, vous pouvez créer un PDF complet unique mais partager des ‘Vues’ spécifiques avec différentes parties. Envoyez un lien à la mariée pour sélectionner le menu, un autre lien à l’équipe audiovisuelle pour confirmer l’équipement, et un troisième aux finances pour la facturation. Toutes les données sont agrégées dans un document PDF maître, éliminant le chaos du contrôle des versions et garantissant que votre équipe d’opérations exécute parfaitement l’événement.
Avec la technologie Master Form de PlatoForms, vous pouvez créer un PDF complet unique mais partager des ‘Vues’ spécifiques avec différentes parties. Envoyez un lien à la mariée pour sélectionner le menu, un autre lien à l’équipe audiovisuelle pour confirmer l’équipement, et un troisième aux finances pour la facturation. Toutes les données sont agrégées dans un document PDF maître, éliminant le chaos du contrôle des versions et garantissant que votre équipe d’opérations exécute parfaitement l’événement.
Personnalisez le processus et réduisez la saisie de données
Expérience VIP avec invitations pré-remplies
Ne demandez pas aux invités réguliers ou VIP de remplir des données que vous avez déjà. Utilisez les Formulaires Pré-remplis pour envoyer des formulaires pré-remplis avec le nom de l’invité, le numéro de chambre ou l’ID de réservation.
Qu’il s’agisse d’une confirmation de réservation de spa ou d’une demande de service en chambre, pré-remplir les détails connus rend le processus sans effort. Vous pouvez envoyer des invitations aux invités arrivants et suivre exactement qui a complété leur enregistrement en temps réel, ou automatiser le processus via l’intégration pour déclencher des invitations lors d’une réservation.
Qu’il s’agisse d’une confirmation de réservation de spa ou d’une demande de service en chambre, pré-remplir les détails connus rend le processus sans effort. Vous pouvez envoyer des invitations aux invités arrivants et suivre exactement qui a complété leur enregistrement en temps réel, ou automatiser le processus via l’intégration pour déclencher des invitations lors d’une réservation.
Transformez les enquêtes ennuyeuses en discussions engageantes
Retour d’expérience des invités conversationnel
Les formulaires de retour d’expérience traditionnels semblent souvent fastidieux et sont ignorés. Augmentez vos taux de réponse en passant aux Formulaires Conversationnels.
Cette fonctionnalité présente les questions une par une dans une interface de type chat, rendant l’expérience personnelle et interactive. Idéal pour les enquêtes de satisfaction des invités ou les demandes de conciergerie, les formulaires conversationnels peuvent être stylisés pour correspondre au branding de luxe de votre hôtel, garantissant que chaque point de contact numérique reflète les normes élevées de votre établissement.
Cette fonctionnalité présente les questions une par une dans une interface de type chat, rendant l’expérience personnelle et interactive. Idéal pour les enquêtes de satisfaction des invités ou les demandes de conciergerie, les formulaires conversationnels peuvent être stylisés pour correspondre au branding de luxe de votre hôtel, garantissant que chaque point de contact numérique reflète les normes élevées de votre établissement.
Flux de travail pour les dépôts et les approbations internes
Opérations et paiements automatisés
Rationalisez les opérations de back-office en intégrant directement les formulaires dans votre écosystème. Collectez les dépôts de réservation ou les frais de service instantanément via l’intégration Stripe.
Utilisez les Flux de travail pour gérer les processus internes comme les demandes de maintenance ou les approbations d’achat. Lorsqu’une femme de ménage soumet un formulaire de demande de réparation, il peut automatiquement être acheminé vers le responsable de la maintenance pour approbation, puis notifier la réception, gardant tout le monde synchronisé sans bavardage radio ou notes autocollantes perdues.
Utilisez les Flux de travail pour gérer les processus internes comme les demandes de maintenance ou les approbations d’achat. Lorsqu’une femme de ménage soumet un formulaire de demande de réparation, il peut automatiquement être acheminé vers le responsable de la maintenance pour approbation, puis notifier la réception, gardant tout le monde synchronisé sans bavardage radio ou notes autocollantes perdues.
FAQ’S
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Pouvons-nous utiliser nos cartes d’enregistrement PDF existantes ?
Oui ! PlatoForms est conçu pour convertir vos PDF existants en formulaires web. C’est crucial pour l’hôtellerie, car cela vous permet de maintenir la mise en page légale et le branding exacts de vos cartes d’enregistrement ou décharges de responsabilité tout en offrant aux invités une méthode de saisie moderne et adaptée aux mobiles. -
Comment PlatoForms protège-t-il les données sensibles des invités ?
PlatoForms garde les données des invités en sécurité grâce à l’encryption, les contrôles d’accès, les journaux d’activité, le code d’accès et l’authentification à deux facteurs optionnelle, garantissant que seuls le personnel autorisé peut voir ou modifier les formulaires tout en maintenant la confidentialité, la conformité (RGPD, HIPAA, CCPA, APPs, COPPA) et la responsabilité pour les informations sensibles des invités. -
Les formulaires peuvent-ils s’adapter en fonction des réponses des invités ?
Oui, absolument ! La logique conditionnelle affiche ou masque les questions en fonction des réponses—par exemple, afficher l’autorisation de stationnement uniquement pour les invités qui indiquent qu’ils conduisent, ou afficher les champs de restrictions alimentaires uniquement pour les commandes de restauration d’événements. -
PlatoForms prend-il en charge les signatures électroniques pour les contrats d’événements et les décharges ?
Oui, absolument ! PlatoForms prend en charge les signatures électroniques légalement valides avec certificats de signature et flux de travail d’approbation, parfaits pour les contrats d’événements, les décharges de responsabilité et les accords de location. -
Pouvons-nous intégrer des formulaires en ligne avec notre système de gestion de propriété (PMS) ?
Oui, vous pouvez ! PlatoForms offre des APIs qui intègrent parfaitement vos formulaires en ligne avec votre PMS ou moteur de réservation. Vous pouvez également le connecter à vos systèmes existants en utilisant Zapier, Make, ou Integrately, facilitant un flux de données fluide entre les plateformes. -
Pouvons-nous personnaliser les formulaires en ligne pour correspondre au branding de notre hôtel ou lieu ?
Certainement ! PlatoForms offre de nombreuses options de personnalisation. Vous pouvez adapter les formulaires à vos besoins spécifiques en ajoutant votre logo, en choisissant les couleurs de la marque et en stylisant la mise en page du formulaire pour refléter l’identité de votre établissement. Cela garantit que vos formulaires sont à la fois fonctionnels et visuellement alignés avec votre marque. -
Pouvons-nous envoyer des formulaires pré-arrivée aux invités avec les détails de réservation déjà remplis ?
Oui, absolument ! Avec la fonctionnalité d’Invitation de PlatoForms, les hôtels et locations de vacances peuvent envoyer des formulaires d’enregistrement pré-remplis aux invités avant leur arrivée. Pré-remplissez les détails connus comme le nom de l’invité, le numéro de réservation, la date d’enregistrement et le type de chambre pour éviter la saisie de données répétitive, réduire les erreurs et accélérer l’enregistrement. Vous pouvez suivre la livraison des emails et les soumissions en temps réel, et contrôler les champs en les définissant comme lecture seule pour garder les informations de réservation cohérentes. -
Comment pouvons-nous suivre le statut des formulaires soumis ?
PlatoForms vous permet de suivre et télécharger les données de soumission via son tableau de bord. Vous pouvez également intégrer des outils tiers pour surveiller le statut des soumissions en temps réel, parfait pour suivre les réservations d’événements, les enregistrements d’invités et les réservations de groupe. -
Qu’est-ce que le Master Form et comment aide-t-il avec les processus multi-documents ?
Master Form est une fonctionnalité puissante qui permet aux invités ou clients de remplir un formulaire qui remplit automatiquement plusieurs documents. Pour les hôtels, cela signifie qu’un formulaire d’enregistrement peut générer une carte d’enregistrement, une décharge de responsabilité, une autorisation de stationnement et une autorisation de paiement. Pour les lieux d’événements, un formulaire de réservation peut créer un package complet : ordre d’événement banquet (BEO), contrat, facture, menu de restauration et décharge de responsabilité—tous remplis avec des données cohérentes. Les invités remplissent une fois, vous recevez tout dans un fichier ZIP organisé. -
Quel type de support est disponible pour les équipes hôtelières utilisant des solutions de formulaires en ligne ?
PlatoForms simplifie l’utilisation des formulaires en ligne pour les équipes hôtelières avec des interfaces conviviales, sans besoin de codage. Nous offrons de nombreuses options de support comme des tutoriels vidéo, des guides, des FAQ et une équipe de support réactive. Les professionnels de l’hôtellerie trouvent la plateforme intuitive, devenant généralement compétents en quelques jours. -
Les données des invités sont-elles sécurisées, notamment pour les passeports/ID ?
Absolument. Nous priorisons la sécurité des données avec l’encryption, des contrôles d’accès et des fonctionnalités de conformité. Vous pouvez collecter en toute sécurité des informations sensibles comme les numéros de passeport ou les détails de carte de crédit. De plus, vous pouvez définir des autorisations pour que seuls les gestionnaires de réception autorisés puissent voir certains champs. -
Pouvons-nous pré-remplir les détails des invités pour leur faire gagner du temps ?
Oui. En utilisant nos fonctionnalités d’Invitation et de Pré-remplissage, vous pouvez télécharger un fichier CSV des invités arrivants et leur envoyer des liens uniques. Leurs formulaires s’ouvriront avec leur nom, dates de réservation et type de chambre déjà remplis. Ils n’ont qu’à vérifier, signer et soumettre—créant une expérience VIP. -
Prendriez-vous en charge les signatures numériques pour les décharges de responsabilité ?
Oui. PlatoForms fournit des signatures électroniques juridiquement contraignantes avec des certificats de signature optionnels. C’est parfait pour les décharges de gym, les accords d’utilisation de piscine ou les contrats de location d’équipement, garantissant que vous êtes légalement protégé sans stocker de papier physique. -
Pouvons-nous collecter des paiements pour des dépôts ou des commodités ?
Oui. Vous pouvez intégrer Stripe directement dans vos formulaires. Cela vous permet de collecter des dépôts de chambre, de payer pour des réservations d’événements ou de facturer des commodités comme des soins de spa directement dans le processus de soumission de formulaire.
