Votre Guide Pour Utiliser Les Signatures Électroniques : Ce Que Vous Devez Savoir !

Autrefois, les gens parcouraient des kilomètres et des kilomètres juste pour obtenir une signature manuscrite pour un accord commercial.

Aujourd’hui, grâce à l’internet et à l’utilisation de documents numériques, les transactions commerciales se font principalement en quelques minutes, y compris les signatures. Grâce aux documents électroniques, nous n’avons plus besoin d’imprimer des papiers, de les scanner, de les faxer et de les envoyer juste pour obtenir des signatures. La commodité de la signature numérique est devenue favorable non seulement pour les entreprises, mais pour tous types de sociétés dans différents secteurs. Et à cause de cela, les certificats numériques et les signatures numériques devraient prendre de l’importance à l’avenir. En fait, l’utilisation des signatures numériques devrait passer de 2,8 milliards USD en 2020 à 14,1 milliards USD d’ici 2026.

La signature électronique semble si simple, mais elle s’accompagne de nombreuses informations dont vous devez être conscient. Dans cet article, nous allons décomposer quelques informations dignes d’intérêt sur les signatures électroniques :

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Comme défini par l’Oxford Learner’s Dictionaries :

Une signature électronique est un ensemble de données numériques attachées à un document envoyé électroniquement qui est utilisé pour confirmer l’identité de l’expéditeur.

Une signature électronique est-elle juridiquement contraignante ?

Grâce à la loi E-Sign, les signatures électroniques sont valides pour être produites en justice. Si le signataire a donné son consentement et son intention, une signature électronique est considérée comme juridiquement valide.

Quelle est la différence entre une signature électronique et une signature numérique ?

Beaucoup de gens confondent signature électronique et signature numérique. Les deux ne sont pas les mêmes, mais pas si différentes non plus. Une signature numérique est un type de signature électronique. Comme défini par l’Oxford Learner’s Dictionaries :

Une signature numérique est un processus qui garantit que le contenu d’un message n’a pas été altéré lors de l’envoi et de la livraison du message.

Les signatures numériques sont intégrées avec une PKI (infrastructure à clé personnelle), ce qui signifie qu’elles sont plus sécurisées. Étant donné que les PKI sont intégrées dans les signatures numériques, vous pouvez vous assurer que les signatures sont authentiques.

Comment créer une signature électronique ?

Nous ne pouvons pas nier que l’utilisation de la signature électronique rend tout rapide et facile pour les entreprises, les travailleurs et les consommateurs. Imaginez, vous n’avez pas besoin de rencontrer en personne, vous n’avez pas besoin d’imprimer des tonnes de documents, et vous n’avez même pas besoin de stylos et de papiers juste pour signer un document. Utiliser des signatures électroniques est assez facile et rapide.

Et voici les étapes pour créer une signature électronique pour vos documents :

• Signer avec votre souris : Faites glisser votre curseur pour créer une signature électronique.
• Dessinez votre signature : Avec votre doigt ou un stylet, vous pouvez facilement dessiner votre signature électronique.
• Prenez une photo : Pas à l’aise pour signer en ligne ? Vous pouvez prendre une photo de votre signature à la place. Cette photo peut être téléchargée dans votre créateur de signature électronique choisi et être enregistrée comme votre signature électronique officielle.

Astuce pro : Avec les signatures électroniques, vous n’avez pas besoin de signer encore et encore. Votre signature électronique est enregistrée et peut être utilisée pour de futures transactions. Cela vous évite les erreurs de signature habituelles et les changements de signature inévitables qui peuvent entraîner des complications de document.

Quels sont les avantages de l’utilisation de la signature électronique ?

Allez-vous bénéficier de l’utilisation de la signature électronique ?

Absolument.

Des freelances aux grandes entreprises, la signature électronique est largement utilisée dans le monde entier parce que :

• Commodité

Grâce aux signatures électroniques, signer partout dans le monde est devenu possible. Désormais, vous n’avez plus besoin de voyager juste pour signer un document ou un document d’approbation.

• Respectueux de l’environnement

L’utilisation des signatures électroniques, avec les documents numérisés, a été extrêmement bénéfique pour l’environnement. Sans utilisation de papiers, les entreprises n’ont pas besoin d’utiliser des imprimantes et des télécopieurs. Les arbres n’ont pas à être sacrifiés pour fabriquer des papiers non plus.

• Économique

En plus de gagner du temps, les individus et les entreprises peuvent désormais également économiser de l’argent sur les frais d’impression et d’encre.

• Processus rationalisé

Les signatures électroniques sont rapides. En plus du processus rationalisé, signer électroniquement devient maintenant accessible partout, sur n’importe quel type d’appareil.

Lois sur la signature électronique

La signature électronique restera à l’avenir. Puisque l’IRS acceptera les signatures électroniques sur les formulaires spécifiés jusqu’à la fin de 2021, chaque aspect des affaires continue de rechercher des applications de signature électronique comme l’un de leurs principaux outils.

Meilleures applications de signature électronique pour 2021

Puisque les applications de signature électronique sont constamment en plein essor sur le marché, choisir le meilleur logiciel pour votre entreprise ne sera pas si facile. Lors du choix de la bonne application de signature électronique pour vous, il y a de nombreux facteurs à prendre en compte, comme la sécurité, la compatibilité avec votre budget, si l’équipe de l’application fournit un support en cas de besoin, et bien plus encore.

Pour vous aider à réduire les options, nous avons compilé ces meilleures et plus fiables applications de signature électronique pour vous :

1.) Adobe Sign

Adobe, en tant que l’un des créateurs de signatures électroniques les plus connus dans le monde, offre des fonctionnalités de signature polyvalentes via tous types d’appareils. Il est flexible avec diverses intégrations et applications, tout le monde peut facilement se connecter avec, telles que Salesforce, Microsoft, etc.

2.) DocuSign

DocuSign a été l’un des plus grands acteurs de l’industrie de la signature électronique jusqu’à aujourd’hui. Fournissant des outils faciles à glisser et déposer, les débutants n’ont même pas à s’inquiéter d’utiliser DocuSign car il est très facile à naviguer. Le meilleur ? Peu importe si vous utilisez différents appareils ou non, vous pouvez toujours signer électroniquement de toute façon.

3.) PlatoForms

PlatoForms, largement reconnu pour sa capacité à convertir des PDF en formulaires web et à rendre les PDF remplissables, a lancé une fonctionnalité de certificat de signature électronique. Cette mise à jour positionne PlatoForms comme une alternative solide à DocuSign et Adobe Sign, offrant aux entreprises et aux professionnels une solution polyvalente et économique pour la signature numérique.

Au-delà de ses capacités principales de transformation de PDF statiques en formulaires en ligne intelligents, les utilisateurs peuvent désormais collecter sans effort des signatures électroniques juridiquement contraignantes directement dans leurs formulaires. En activant simplement l’option “Certificat de Signature”, les entreprises peuvent rationaliser leurs flux de travail d’approbation, réduire la paperasse et accélérer le traitement des documents. Chaque signature collectée est accompagnée d’un certificat de signature complet, garantissant l’authenticité et la sécurité tout en confirmant que la signature soumise n’a pas été altérée.

La fonctionnalité de signature électronique de PlatoForms en fait un choix idéal pour les entreprises cherchant à remplacer des méthodes plus lentes et traditionnelles ou des plateformes de signature électronique coûteuses. Que vous gériez des contrats, des accords, des formulaires de consentement ou des approbations internes, PlatoForms offre désormais une solution de bout en bout pour la création de formulaires numériques, la collecte de signatures et la vérification. Pour ceux qui recherchent une alternative fiable et sécurisée à DocuSign ou Adobe Sign, PlatoForms se distingue désormais comme une plateforme puissante tout-en-un pour numériser et optimiser les flux de travail de documents efficacement.

Certificat de signature électronique de PlatoForms :

4.) PandaDoc

Fournissant un logiciel SaaS, PandaDoc offre des signatures électroniques juridiquement contraignantes et des flux de travail automatisés. Puisque l’intégration CRM est disponible, il continue d’être l’un des créateurs de signatures électroniques les plus utilisés à l’heure actuelle. De plus, il dispose d’un suivi automatisé des signatures électroniques où vous pouvez suivre tous les aspects des informations de signature, tels que le nom du signataire, la date à laquelle il a été signé, ou si le document a été consulté ou ouvert.

5.) eSignly

eSignly est une application de signature électronique simple qui fonctionne avec les applications les plus courantes comme Dropbox, Google Drive, Evernote, et plus encore. En plus de son interface facile, eSignly prend très au sérieux sa sécurité. Il protège votre signature avec des normes de sécurité et des politiques de cryptage de l’UE, des États-Unis et mondiales.

6.) HelloSign

Des accords aux NDA, HelloSign offre une large gamme de services de signature électronique idéale pour tous types de documents en ligne. Équipé d’outils conviviaux pour les débutants, on peut facilement s’y retrouver en utilisant HelloSign. Comme les autres applications de signature électronique mentionnées, HelloSign inclut également de nombreuses intégrations telles que Google Docs, Oracle, Slack, Salesforce, et d’autres.

Les signatures électroniques continueront de révolutionner la façon dont nous gérons les transactions à l’avenir. Pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre expérience de signature électronique, il est préférable de rechercher d’abord une application et de tout essayer.

Créez des signatures électroniques et convertissez vos PDF en formulaires en ligne avec PlatoForms

Désormais, vous pouvez faire bien plus que transformer des PDF en formulaires remplissables et convertir des PDF en formulaires en ligne. Que vous envoyiez un contrat ou que vous signiez une inscription en ligne, vous avez besoin d’un créateur de signature électronique qui peut répondre à vos besoins. PlatoForms vient de lancer un certificat de signature électronique que vous pouvez utiliser pour vos formulaires en ligne. Pour des informations détaillées, consultez notre documentation manuelle ici.