Tag: E-Signature

Choose the right onboarding fields, collect signatures, and generate completed HR documents.

律師事務所的客戶接收表收集潛在客戶的聯繫和案件詳細信息，在安排諮詢之前對對方當事人進行衝突檢查，並獲得簽署的保密確認——這一切都在您的團隊接聽電話之前完成。以下是如何構建一個真正做到這三點的表單，而不僅僅是第一點。 這是一個大多數事務所管理人員都會認識的場景。 一位潛在客戶在星期一早上提交了一份聯繫表格。一位律師助理通過電話跟進，花了二十分鐘做筆記，並安排了星期四的諮詢。 星期三，有人記得要進行利益衝突檢查，結果發現對方是現有客戶。諮詢被取消。 這位潛在客戶清空了他們的星期四下午並跨城駕車而來，顯然不太高興。 問題在哪裡？ 這種情況發生是因為接待過程是圍繞事務所的便利性構建的，而不是圍繞接待過程實際應該做的事情。 設計良好的客戶接待表格不僅僅是收集聯繫信息。 它會在任何人拿起電話之前進行利益衝突檢查。它會告訴您案件是否符合您的業務範疇，這樣您就不必花一小時來評估它。 它會在客戶分享任何敏感信息之前獲得他們的保密確認簽名。 而且，這一切大多數都是自動完成的，無需您的團隊成員去追蹤。 本指南是關於如何構建這樣的表格。 客戶接待表格的真正工作 大多數關於接待表格的文章將其定位為“信息收集”。這是正確的，但不完整。律師事務所的接待表格有四個不同的工作，大多數事務所只設計其中的一個。 工作 1：篩選案件。 這是您的事務所處理的案件嗎？是否足夠緊急以優先考慮？客戶的情況是否在您的地理管轄範圍或專業範疇內？一個好的接待表格在您的團隊投入時間建立關係之前就會揭示這一點。 工作 2：進行利益衝突檢查。 這是最關鍵且最常被忽視的功能。在確認諮詢之前，甚至在開始代理之前，您必須確保沒有利益衝突。這需要對方的名字，而不僅僅是客戶的名字。大多數接待表格沒有詢問這一點。

大多數關於 Google Forms 替代方案的文章都花費大量時間讓 Google Forms 顯得不夠好。這篇文章不會這樣做。 Google Forms 在其擅長的領域確實表現出色。它是免費的，設置快速，對於簡單的數據收集——如註冊表單、內部調查、快速投票——很難挑剔。問題不在於它是一個糟糕的工具。問題在於它是一個專門為特定工作設計的工具，而許多人試圖將其用於它未設計的工作。 本指南旨在幫助您識別何時達到了這個極限。不是通過功能清單，而是通過實際情況，當 Google Forms 無法按您需要的方式工作時。 我們將涵蓋的內容： 您已經超越 Google Forms 的跡象 情境 1：您需要的是文件，而不是電子表格行 情境 2：您正在收集簽名 情境 3：不同的人需要填寫不同的內容 情境 4：提交需要發送給不同的人 情境 5：您需要同時收款 情境 6：您有現有的 PDF 表單 Google Forms 仍然是正確工具的情況 如果您決定切換

發送合約進行簽名不應意味著需要打印、掃描和追蹤電子郵件附件。使用 PlatoForms，對方可以在瀏覽器中填寫並簽署合約，您將收到完整的 PDF 以及記錄簽署方式的簽名證書。 本指南逐步展示如何發送合約進行電子簽名，以及簽署後您將獲得什麼。 目錄： 1. 為什麼要發送合約進行電子簽名？ 2. 在 PlatoForms 中的在線合約簽署意義 3. 如何發送合約進行電子簽名 4. 簽署後您將獲得什麼 5. 何時使用其他方法 6. 常見問題

電子簽名之所以重要，是因為它們消除了文書工作中最慢的部分：打印、手寫簽名、掃描和將文件寄回。當簽名內嵌於線上表單中時，簽署者可以在一次訪問中完成信息填寫和簽名，而表單擁有者則收到完成的數字記錄。 價值不僅僅在於簽名圖像本身。一個有用的電子簽名過程還記錄了簽署的內容、簽署的時間、簽署者同意的事項以及完成的文件是否已更改。 目錄 1. 為什麼電子簽名很重要 2. 線上表單的六大好處 3. 什麼使電子簽名值得信賴 4. 電子簽名的限制 5. PlatoForms 如何處理電子簽名 6. 常見問題 為什麼電子簽名很重要 電子簽名是指任何人用來簽署記錄的電子聲音、符號或過程。它可以是輸入到欄位中的名字、在屏幕上繪製的簽名、上傳的簽名圖像或其他顯示同意的電子行為。 這種廣泛的定義很有用，因為它允許簽署方法適應文件和完成它的人。客戶可以在手機上簽署同意書。新員工可以在家完成入職文件。承包商可以在不安裝桌面軟件的情況下填寫並簽署相同的 PDF。

電子簽名使簽署過程更快、更便宜，但並非所有文件都適合使用。本指南權衡了真實的優勢和劣勢，以便您決定何時簡單的電子簽名已足夠，何時需要其他方式。 目錄： 1. 簡短回答 2. 電子簽名的優勢 3. 劣勢和風險 4. 電子簽名的"安全"含義 5. 電子簽名與手寫簽名的比較 6. 電子簽名具有法律效力嗎？ 7. PlatoForms 的角色 8. 常見問題

簽署文件不再意味著打印、手寫簽名並掃描回傳。如今，許多合同、同意書和協議都是以電子方式簽署的。但“電子簽名”涵蓋了幾種不同的事物，這些術語很容易混淆。 本指南解釋了什麼是電子簽名，它與數位簽名有何不同，何時具有法律效力，以及哪些證據使其有效。 目錄 1. 什麼是電子簽名？ 2. 電子與數位簽名 3. 電子簽名具有法律效力嗎？ 4. 什麼使電子簽名有效 5. 如何以電子方式簽署 PDF 或表單 6. 何時不應使用簡單的電子簽名 7. 常見問題