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チームがPlatoFormsワークフローに依存できる方法
自動化とオンライン取引のデジタル時代ですが、一部の企業はまだ古い方法に固執しています。 31%の企業が特定のタスクを完全に自動化することを選択しましたが、今日でもそれが全員の好みというわけではありません。その理由の一つは、適切なツールへのアクセスがないこと、または単にそれに関する知識が不足していることです。 企業にとって（しばしば見過ごされがちな）困難で馴染みのある状況は、フォームの手動プロセスです。企業はビジネス目的で従業員に紙のフォームを配布することに慣れており、採用、オンボーディング、部門調査などのためにフォームを記入します。送受信に時間がかかるだけでなく、企業は大きなビジネスコストも浪費しています。 紙のフォームを記入することの悪さ 私の以前の経験からの良い（そして悪い）例は、2020年初頭に起こりました。 以前の会社が給料のために銀行のフォームを記入するように私に送りました。私たちはロックダウン中であったため、彼らはそのフォームを宅配便で手動で送る必要がありました。銀行のフォームを完成させた後、私は同じことをしました—宅配便を予約し、オフィスにフォームを送り、承認を待ちました。 結果として、銀行のフォームにある私の署名がオフィスの身分証明書の署名と一致していませんでした。そのため、HRは私に再度署名をしてIDと同じにするように指示しました。複雑な部分は3つありました：同じフォームに署名する必要があるため、会社はそれを手動で私に送る必要があり、その後、私はそれを彼らに送り返す必要がありました。次に、銀行のフォームはHRマネージャーの承認が必要で、その時点で彼女は遠く離れた都市にいました。彼女が私の町から何マイルも離れて住んでいたため、会社は全国的な宅配便を予約して彼女にフォームを届ける必要がありました。第三に、彼女の署名がなければ、私は時間通りに給料を受け取ることができませんでした。 フォームの送信、受信、記入の全プロセスにはほぼ3か月かかり、私とHRの両方にとって非常に苛立たしいものでした（私たちはただ大きなため息をつきながら「これは本当に教訓になった！」とつぶやきました）。 続きを読む: なぜ私たちはチームコラボレーションにPDFワークフローフォームを使用するのが好きなのか（そしてあなたもそうすべき！） PlatoFormsワークフロー機能：良い点 何度も思ったことがありますが、もしPlatoFormsワークフロー機能が存在することを知っていれば、単一のフォームのために大量の時間、金銭、労力を節約できたはずです。ワークフロー機能を使用すると、銀行のフォームやチーム評価フォームなどの送信が、オンラインでワークフローを作成することで、はるかに簡単になります。 リモートワークの設定が急増し続ける中、会社の全員に紙のフォームを送信して記入してもらうことは不可能です。どれだけ多くのオンラインツールを使用してチームとコラボレーションしても、それだけでは十分ではありません。作業プロセスを簡素化するツールが必要です。複雑なPDFをオンラインフォームに変換するだけでなく、古いプロセスを迅速化するワークフローフォームデザイナーを作成できるオンラインPDFソフトウェアが必要です。 強力なワークフローが必要な理由 私たちのワークフローフォームデザイナーを使用すると、PDFをオンラインフォームに変換する以上のことができ、あなたとあなたのチームに利益をもたらします。この素晴らしい機能により、組織は次のことができます： 紙を印刷しない 紙のフォームを印刷することで、組織がどれだけのコストを節約できるか想像してみてください。Gartnerによると、企業は印刷費用から10〜30％以上のビジネスコストを節約できます。強力なPDFソフトウェアを使用すると、インク、印刷機、紙の購入を節約できます。 ホワイトペーパーをダウンロード: 企業がオンラインフォームに切り替えるべき5つの理由 フォームを手動で送信する長いプロセスを排除 良いニュースですか？もう紙のフォームを手動で送信する必要はありません。PDFをオンラインフォームに変換することに加えて、記入可能なPDFを作成し、異なる関係者にオンラインで送信して記入してもらうことができます。高価で時間のかかる配送は不要です。
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なぜ私たちはチームコラボレーションにPDFワークフロー形式を使うのが好きなのか（そしてあなたもそうすべきです！）
技術の進歩のおかげで、時間や場所に縛られることなくコラボレーションが可能になりました。電気、インターネット、そして適切なコラボレーションツールのおかげで、チームコラボレーションが手の届くところにあります。 チームコラボレーションは一瞬で完了するものではなく、成功するチームには多くの資質と要因が必要です。チームの生産性を最大化するための一般的な戦略の1つは、ブレインストーミング、データストレージ、ファイル管理に役立つデジタルコラボレーションツールを使用することです—ワークフロー形式やオンライン承認形式を含みます。 この記事では、PDFフォームワークフローを使用することが私たちのチームの成功したコラボレーションにどのように貢献しているか、そしてそれがあなたのチームにもどのように役立つかをお伝えします。 目次： ワークフローのない組織の欠点 ワークフローが答えである理由 チームがPDF記入可能フォームとワークフローを必要とする5つの理由 PlatoFormsでオンラインPDFフォームとワークフローを完了する PlatoFormsの機能 ワークフロー機能を活用する方法 重要なポイント 関連: これらの強力なツールを使ってチームコラボレーションを最大化する ワークフローのない組織の欠点 午後9時、突然上司から今日顧客が記入したすべてのフォームを要求される電話を受けました。オフィスに戻り、すべてのフォームを1つのフォルダにまとめ（と思っていた）、すぐに上司にファイルを届けました。緊急のタスクを完了したと思っていたところ、上司からフォルダに1つのフォームが欠けているというメッセージが届きました。たった1つのフォームが。 もしあなたの会社がPDFフォームを記入可能なウェブおよびワークフロー形式に変換できるプラットフォームを活用していれば、すべてのファイルをウェブベースのサーバーに簡単に保存できたでしょう。チームメンバー全員がファイルに簡単にアクセスできるので、1つのフォームを取得するためにあちこち駆け回る必要はありません。 ビジネスが従来の書類のファイリングに依存していると、制御不能な状況が発生し、不正確さが生じます。COVID-19パンデミックのため、多くの企業が従来の社内ファイリングからウェブベースの文書管理システムに移行し、電子フォームを効率的に保存および追跡しています。さらに、オフィスベースの設定からリモートワークプレイスへの移行は、オンラインチームコラボレーションの重要性を大いに強調しました—ビジネスで成功を収めるための鍵の1つです。 ワークフローが答えである理由 文書を記入する必要があるとき、オンラインPDFフォームクリエーターは記入可能なPDFを作成するための推奨ツールです。ビジネス取引中に同僚や顧客の情報を収集する任務を負っている場合、最速の方法は、彼らに記入するだけの準備されたPDFフォームファイルを送信することです。
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なぜあなたのビジネスにマスターフォームが必要なのか: 一度入力して複数のPDFを生成
複数のビジネスフォームに同じ情報を入力するのは時間の無駄であり、エラーを増やします。不動産、人事、教育、またはオンラインビジネスを運営している場合でも、ドキュメント間でデータを重複させることはフラストレーションを引き起こし、非効率的です。 PlatoFormsのマスターフォームがこれを解決します。 マスターフォームを使用すると、再利用可能なフィールドを一度作成し、複数のPDFにリンクし、単一のフォーム送信からすべてのドキュメントを生成できます。クライアントや従業員が一つのフォームに入力すると、システムはすべてのリンクされたPDFに一貫した正確なデータを自動的に入力します。 このガイドでは、マスターフォームとは何か、どのように機能するのか、そして現代のビジネスワークフローにとってなぜ重要なのかを説明します。 目次: マスターフォームとは何か マスターフォームの仕組み マスターフォームと従来の方法の比較 ステップバイステップ: マスターフォームの作成方法 実際の使用例 ビジネスにおける利点 FAQ マスターフォームの始め方 詳しく読む: PDFマスターフォームをどこで使用するかよくわからない？ここに役立つアイデアがあります マスターフォームとは何か マスターフォームは、再利用可能なフィールドを一度定義し、それらのフィールドを複数のPDFドキュメントにマッピングする集中型のフォームテンプレートです。
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