大多数文档工作流程至少涉及三个工具。您在 Word 或 Google Docs 中编写。您将其转换为 PDF。您上传到签名工具，发送出去，追踪响应，下载签署的副本，并将其存档。
每次交接都是一个丢失、延迟或格式错误的机会。
PlatoForms 的 PDF 文档创建器 . 简称 PDF 制作器 . 将这一切简化为单一工作流程：描述文档，完善设计，转换为表单，收集签名，并在不离开平台的情况下导出最终 PDF。
本文将详细介绍该工作流程。
在本页上
PDF 文档创建器的功能
PDF 文档创建器是内置于 PlatoForms 的文档设计工具。它的工作方式不同于生成字段列表的 AI 表单生成器 . 它生成完整设计的文档：标题、正文文本、部分、表格和表单字段布局在画布上。
AI 组件接受自然语言提示，并在几秒钟内返回结构化文档。然后，您可以直观地完善布局，应用主题，当文档准备好时，将其转换为在线表单以收集数据和签名。
关键区别在于：您不是在填写别人设计的模板。您是在描述文档并获得一个可以编辑的初稿。
步骤 1：描述您的需求
从 PlatoForms 仪表板中，点击 开始构建 并选择 PDF 文档创建器。选择 从 AI 聊天开始。
在聊天面板中，用简单的语言描述您的文档。一些示例：
“一份包含付款条款、工作范围和双方签名栏的自由职业服务协议”
“一页的员工入职清单，包含个人信息、设备请求和政策确认部分”
“一家法律事务所的客户信息表 . 名字、联系方式、案件类型、推荐来源和同意签名”
AI 不会让您等待。您发送提示后，文档会立即在画布上开始构建 . 小部件逐节出现，实时呈现，因此感觉更像是在观看某物被组装，而不是等待结果。大多数文档在一分钟内准备就绪。
举个具体例子：提示 “一份包含付款条款、工作范围和双方签名栏的自由职业服务协议” 生成了一份完整的三页合同，包含 31 个小部件 . 协议概述块、并排的客户和自由职业者信息部分、详细的工作范围（描述、交付物、日期、修订）、付款条款（费用、押金、时间表、延迟付款政策、费用）、条款和条件（保密、知识产权、终止）以及一个双签名块，包含双方的打印名称、职务和日期字段 . 所有这些都来自一句话。
文档是一个起点，而不是成品。调整任何不合适的地方，或继续提示：AI 在初始生成后接受后续指令。
AI 实际理解的内容。 它不仅仅是添加字段 . 它会读取上下文。当要求统一选定组件的样式以匹配页面的其余部分时，它调整了颜色、字体和边框，还更新了由于新位置而不再合理的部分标题（“联系我们” 自动变为 “描述”）。这种上下文判断是将其与基本拖放工具区分开来的关键。
提示技巧：
- 包括文档类型、目的和您想要的任何特定部分
- 提及布局偏好：“一页”、“正式语气”、“项目化成本的表格”
- 在初始生成后，使用后续提示修改特定部分：“使标题更简约” 或 “添加客户公司名称字段”
- 要针对特定组件，请先在画布上选择它们。AI 读取您指令背后的意图：对于精确编辑（更改字段边框、重命名标签），它仅修改选定内容。对于样式或主题指令（“将标题更改为暖色”），它更新选定组件并匹配文档的其余部分，以保持一致性。您在需要时获得精确控制，而在请求时获得自动一致性。
步骤 2：审查和完善设计
AI 生成文档后，在画布上审查它。
移动和调整组件大小。 拖动网格手柄（任何选定组件左上角的蓝色方块）以重新定位它。拖动任意角或边缘手柄以调整大小 . 所有元素按比例缩放，因此文本和字段相对于容器保持在正确位置。
手动添加组件。 左侧边栏包含单个组件图标 . 文本块、图像、分隔符、表格、签名字段等。将鼠标悬停在任何图标上以查看其名称和 “拖动以添加” 提示。拖动和点击都有效 . 交互足够顺畅，不会中断设计流程。
复制、分组和删除。 使用 Cmd/Ctrl + D 复制任何组件，Cmd/Ctrl + G 分组多个组件，使用 Delete 键删除它们。右键单击画布上的任意位置以获取完整的上下文菜单。
管理页面。 当内容超出页面边界时，自动流向下一页 . 大多数文档无需手动页面管理。要在特定点强制分隔（例如，在签名部分之前），从字段面板中添加 分页符。
步骤 3：在不从头开始的情况下进行样式设计
结构已经存在 . 现在让它看起来更好。两个工具处理大部分样式工作：小部件库和主题系统。
使用小部件库
小部件库 . 可从左侧边栏底部的图标访问 . 包含每种小部件类型的预设样式变体。仅文本输入就有 11 种样式：经典/标准、水平标签、现代/材料、阴影、三种浮动标签变体、大圆角、多行、日期和时间。部分标题提供 8 种样式，包括全宽图像背景横幅。
两个细节使浏览速度比听起来更快。首先，将鼠标悬停在任何缩略图上会显示该样式独特之处的简短描述 . “经典/标准” 显示 “标签在上方，完整边框，圆角”，因此在点击之前，您确切知道将获得什么。其次，从库中拖出小部件会显示一个实时预览卡，它会跟随您的光标到画布上，因此在放手之前，您可以看到它将落在哪里。
实际效果是：如果 AI 生成的小部件看起来接近您想要的但不完全正确，您可以通过一次拖动将其替换为预设样式变体。无需 CSS，无需边框半径滑块，无需猜测。
应用主题
打开 主题 选项卡并将鼠标悬停在任何选项上 . 画布立即响应，在您点击任何内容之前重新绘制整个文档。没有加载状态，没有延迟。从一个主题移动到另一个主题，文档保持同步。这是找到正确外观的最快方式，因为您是在实际内容上预览，而不是通用样本。主题分为五个系列：默认、专业（黑色、蓝色、灰色、红色）、大胆（靛蓝、翡翠、玫瑰、琥珀）、经典（海军、木炭、酒红、森林）和柔和（薰衣草、桃子、薄荷、天空）。
对于品牌精确的工作，点击 自定义 以微调单个颜色标记 . 页面背景、文本颜色、边框颜色 . 每个单独调整。更改立即生效。当主题准备好后，点击 分享给团队 以在您的工作区中使用。您团队创建的每个文档将使用相同的调色板，无需任何人记住十六进制代码。随时点击 重置颜色 恢复原始值。
步骤 4：转换为在线表单
设计完成后，点击顶部导航栏中的 制作在线表单。出现一个对话框，要求您选择转换路径。
选择转换路径：
| 路径 | 它的外观 | 最适合 |
|---|---|---|
| PDF 可填写表单 | 您的 PDF 设计是背景；字段是交互式覆盖 | 合同、协议和任何需要在签署输出中保留 PDF 布局的文档 |
| 网页 PDF 表单 | 一个干净的网页表单，针对移动设备进行了优化；提交后生成与原始布局匹配的 PDF | 当填写体验比 PDF 外观更重要时 |
对于自由职业协议或合同 . 签署的 PDF 输出需要看起来与设计文档完全一样 . PDF 可填写表单 是正确的选择。转换生成一个基于浏览器的表单，您的接收者可以在没有任何软件的情况下打开并填写，提交后自动生成完整的 PDF。
选择路径后，配置每个字段：
- 必填 . 防止未完成提交
- 表单上只读 . 显示接收者无法编辑的预填内容
- 表单上隐藏 . 携带数据而不向接收者显示
- 逻辑 . 根据其他字段值显示或隐藏字段
如果转换后的表单有很多字段 . 例如，长的入门文档 . 只需点击一下即可将其切换到 对话模式。相同的字段逐一呈现，这减少了压倒感并提高了移动设备上的完成率，无需任何重建。
步骤 5：收集签名
在表单编辑器中，向任何需要签名的部分添加一个 签名字段。为该字段启用 签名证书 以生成每个签名的防篡改记录 . 包括时间戳、签名者的 IP 地址和提交文档的 SHA-256 校验和。
要将表单发送给特定人员：
- 分享链接 . 发布表单并直接发送 URL
- 预填邀请 . 使用 邀请功能 发送带有接收者姓名和其他详细信息的链接
- 批量邀请 . 上传 CSV 以一次性生成 多个接收者的预填链接
当接收者提交时，PlatoForms 自动生成完整的 PDF。它出现在您的提交仪表板中，准备下载。
要根据表单答案将签署的文档路由到不同的接收者 . 例如，将一份副本发送给客户，另一份通知发送给您的内部团队 . 使用 基于逻辑的电子邮件通知。设置条件路由规则，以便每个方自动接收正确的版本，而无需手动转发。
步骤 6：导出签署的 PDF
从提交仪表板中，打开任何提交以下载完整签署的 PDF。文档反映了原始设计 . 您的布局、品牌和内容 . 以及提交的字段值和签名。
如果您需要存档或分发签署的文档：
- 直接从提交仪表板下载
- 设置自动云存储同步（Google Drive、Dropbox、OneDrive 或 Box）以自动存档每个签署的提交
- 配置 电子邮件通知 以在提交时将签署的 PDF 发送给接收者和您的团队
如果单个提交需要生成多个不同的文档 . 例如，客户合同、内部记录副本和付款收据 . 使用 主表单。在 PDF 文档创建器中分别设计每个文档，然后将它们链接到一个主表单。一次提交同时填写所有三个。
对于有保留要求的文档 . 法律合同（通常为 6-7 年）、医疗保健同意书（HIPAA 要求 6 年）或人力资源记录 . 在帐户级别配置 数据保留政策。提交数据在您设置的期限后自动删除，或如果工作流程需要则无限期保留。
对于需要合规文档的医疗保健或法律工作流程，请参阅 PlatoForms 的数据处理和签名证书标准的 信任中心。
观看下方教程，快速了解操作方法：
此工作流程替代了什么
| 旧工作流程 | 使用 PDF 文档创建器 |
|---|---|
| 在 Word/Google Docs 中编写 → 手动格式化 → 导出为 PDF | 用简单的语言描述 → AI 在几秒钟内生成设计文档 |
| 打开 Figma 或 Canva 设计布局 → 导出 → 重建为表单 | 在同一工具中设计和转换；布局自动携带 |
| 上传到 Adobe Acrobat 添加表单字段 → 单独的许可证成本 | 在设计期间添加字段；无需单独的工具或帐户 |
| 上传到 DocuSign/Adobe Sign → 单独的帐户和成本 | 内置签名收集 |
| 下载签署的副本 → 手动归档或发送电子邮件 | 提交时自动下载和云同步 |
| 如果需要在线收集数据，则重建为表单 | 将相同的设计转换为表单 . 无需重建 |
整合对处理重复文档的团队最为重要 . 合同、入门表单、协议、清单 . 多工具工作流程的设置成本随时间累积。
何时使用 . 何时不使用
适合：
- 合同、服务协议、保密协议和其他需要签名的文档
- PDF 输出重要的内部表单（人力资源、合规、运营）
- 签署输出中必须保留特定视觉设计的文档
- 希望在没有专职设计师的情况下实现一致文档品牌的团队 . 小部件库和主题系统处理样式
- 在单独工具中重建不值得时间的一次性文档
- 医疗保健提供者收集患者同意书 . 在您的团队帐户上启用 HIPAA 合规性 以满足隐私和安全规则要求，包括加密存储和签署的 BAA
不太理想：
- 具有多个审阅者的复杂多步骤审批工作流程 . 使用 PlatoForms 工作流 处理此类工作流程
- 设计不是优先事项的大量数据收集 . 标准 网页 PDF 表单 可能更快设置
- 需要特定法律认证的文档，超出签名证书的范围
常见问题解答
这与 Canva 或 Google Docs 有何不同？
Canva 和 Google Docs 生成静态文档 . 您无法在不导出到其他工具的情况下收集表单数据或签名。PDF 文档创建器生成的文档也是一个实时表单：相同的设计可以导出为静态 PDF 或转换为可填写表单或在线表单，所有这些都在 PlatoForms 内完成。小部件库和主题系统为您提供 Canva 级别的设计控制；表单转换为您提供 Canva 无法提供的功能。PlatoForms 还直接与 Canva 集成 . 详情请参阅 Canva 应用集成。
AI 生成后我可以编辑文档吗？
可以 . AI 输出是完全可编辑的。您可以移动、调整大小、添加或删除任何组件。您还可以继续提示：在画布上选择特定组件并发送后续指令。AI 读取意图 . 对于精确编辑，它仅修改选定内容；对于样式指令，它更新选择并自动保持文档的其余部分一致。
当我转换为在线表单时，我的设计会发生什么变化？
您的布局、字段和样式会自动携带。对于 PDF 可填写表单，PDF 成为背景，字段成为交互式覆盖。对于网页 PDF 表单，字段被重建为网页表单，提交后生成与原始设计匹配的 PDF。
AI 生成是一次性步骤，还是可以继续提示？
您可以在设计过程中随时继续提示。在画布上选择组件以针对特定部分，或不选择任何内容以修改整个文档。AI 在会话中保留上下文，因此后续指令如 “使标题更简约” 或 “将配色方案更改为企业风格” 无需重新描述整个文档即可工作。
完整的工作流程 . 提示、设计、样式、转换、签署、导出 . 对于简单文档来说只需几分钟。对于重复的文档类型，设置时间是一项一次性成本。
