Um formulário preenchível do Adobe Acrobat oferece às pessoas um lugar para inserir suas respostas. Colocar esse formulário em uso também significa coletar submissões, obter qualquer aprovação necessária e salvar o documento concluído onde sua equipe possa encontrá-lo. Você pode usar as ferramentas de coleta da Adobe ou trazer o PDF para o PlatoForms, onde as pessoas podem completar um formulário online com layout original ou um formulário web responsivo que preenche o PDF.
Este guia segue uma solicitação de equipamento desde a criação até a coleta: um funcionário insere a solicitação, um gerente registra uma decisão e um administrador recebe o PDF finalizado. Ele cobre a preparação do formulário no Acrobat, as opções de coleta disponíveis na Adobe e como conectar a conclusão online, a revisão do gerente e o salvamento automático em uma pasta na nuvem no PlatoForms. Use o exemplo para escolher um fluxo de trabalho que se adapte à sua equipe enquanto mantém o PDF que você já usa.
Como Criar um PDF Preenchível no Adobe Acrobat
No guia de criação de formulários da Adobe, o ponto de partida é Preparar Formulário: escolha um arquivo existente ou digitalize um documento, deixe o Acrobat detectar os campos, depois revise e ajuste-os. Adicione campos ausentes, verifique suas propriedades e salve o formulário antes de distribuí-lo.
Teste mais do que apenas se as caixas aparecem. Insira um endereço longo, selecione cada caixa de seleção, salve a cópia concluída e reabra-a no visualizador que seus destinatários usam. Criar campos não decide quem recebe o retorno ou o aprova.
Antes de compartilhar formulários preenchíveis do Adobe Acrobat, escolha a rota de coleta:
| Rota de coleta | Como as pessoas o completam | Configuração antes de compartilhar |
|---|---|---|
| PDF preenchível para download | Abra o arquivo em um visualizador de PDF compatível, preencha-o e devolva uma cópia | Especifique o método de retorno e quem revisa cada cópia |
| Formulário Web do Acrobat Pro | Complete um formulário baseado em documento através de um link ou incorporação em site | Configure papéis dos participantes e a saída do acordo |
| PDF publicado através do PlatoForms | Use o layout original do PDF ou perguntas responsivas que preenchem o PDF | Revise os mapeamentos de campos; adicione Workflow se um gerente precisar completar uma etapa posterior |
Para uma solicitação de equipamento, as entradas do funcionário e a decisão do gerente podem pertencer ao mesmo registro finalizado. Defina esse registro primeiro, depois configure as etapas que o produzem. Uma comparação mais ampla de alternativas ao Acrobat cobre a escolha do produto; este guia segue a solicitação após a preparação do formulário.
O que o Adobe pode lidar após você editar o PDF?
O Acrobat suporta a distribuição de formulários e o rastreamento de respostas. O guia de distribuição de formulários da Adobe também cobre a assinatura sequencial e o armazenamento de cópias assinadas na Adobe Document Cloud.
O Acrobat Pro e o Acrobat Pro para equipes incluem Criar um formulário web. A Adobe lista papéis de participantes incluindo Assinante, Aprovador e Preenchedor de Formulário, e permite que você compartilhe o formulário através de um URL ou código de incorporação. Esses recursos de formulário web estão incluídos no Pro.
O guia de gerenciamento de formulários web descreve a exportação CSV dos dados de campo dos acordos concluídos e downloads individuais de PDF quando um formulário web contém vários arquivos. O Acrobat pode lidar com mais de um documento em um processo de coleta.
Para um envio mais controlado, o Designer de Workflow Personalizado do Acrobat Sign permite que contas empresariais definam papéis de destinatários, roteamento, documentos e campos do remetente quando o recurso está habilitado. Esta é uma capacidade separada de criar um formulário web básico do Acrobat.
Compare as transferências no seu fluxo de trabalho de PDF
| Tarefa | Rota do Adobe | Rota do PlatoForms |
|---|---|---|
| Preparar um documento | Edite texto/páginas do PDF e adicione campos com Preparar Formulário do Acrobat | Faça upload de um PDF existente e revise campos detectados, ou crie e edite um novo design no Criador de Documentos PDF. A edição de texto de PDF carregado é uma tarefa separada |
| Coletar respostas | Distribua um arquivo preenchível ou publique um Formulário Web do Acrobat Pro | Publique um formulário PDF com layout original ou Formulário Web PDF responsivo; novos formulários web também são suportados |
| Coletar uma assinatura | Solicitações de assinatura ou papéis de assinante de Formulário Web | Adicione um campo de assinatura online; opcionalmente configure um certificado de assinatura |
| Adicionar uma revisão do gerente | Papéis de participantes de Formulário Web; Designer de Workflow Personalizado empresarial para processos de envio reutilizáveis | Conecte formulários de participantes no Workflow. Para combinar entradas de funcionário e gerente em um PDF, use o mesmo modelo de PDF e ative Combinar dados entre etapas |
| Visualizar e exportar respostas | Rastreamento de respostas, downloads de acordos e exportação CSV de Formulário Web | Gerenciamento de submissões, exportações de PDF/CSV, e cópias de email configuradas de PDF |
| Entregar o registro concluído | Adobe Document Cloud; Arquivo Externo do Acrobat Sign pode enviar registros de acordos concluídos por email quando disponível na conta | Salve automaticamente PDFs gerados em uma pasta selecionada no Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Box; downloads e entrega por email também estão disponíveis |
A tabela compara maneiras de completar as mesmas tarefas, não recursos idênticos ou direitos de plano. Formulários Web do Acrobat Pro e workflows empresariais do Acrobat Sign são ofertas distintas.
No PlatoForms, assinaturas e certificados de assinatura são configurações separadas. Para incluir um campo em um certificado, ative sua opção de certificado. Configure o convite para a etapa inicial de assinatura e a configuração de certificado para cada etapa subsequente do Workflow conforme necessário. Certificados são opcionais, não automáticos para cada assinatura.
O fluxo de trabalho do PlatoForms descrito aqui requer um plano pago. Bronze inclui Workflow, assinaturas eletrônicas e integração com drive na nuvem por $10/mês faturado anualmente ($120/ano), ou $12 na cobrança mensal, com 2 formulários ativos e 1.000 submissões/mês. Este exemplo de dois participantes usa um formulário de funcionário e um formulário de gerente. Conte esses formulários publicados junto com quaisquer outros formulários ativos na equipe antes de escolher um plano; formulários de participantes adicionais podem exigir mais capacidade.
Após o PDF ser preparado, o PlatoForms pode conduzir a solicitação de equipamento através da conclusão pelo funcionário, aprovação do gerente e entrega automática do PDF finalizado para uma pasta na nuvem configurada. Uma vez configurado, o próximo participante recebe a solicitação através do Workflow e a integração com drive na nuvem salva o PDF gerado, reduzindo o encaminhamento manual e o download. A Adobe também oferece workflows de coleta e acordo; compare as ferramentas e configurações necessárias para executar essas mesmas etapas.
Onde a IA se Encaixa na Solicitação de Equipamento
Assistente de IA do Acrobat responde perguntas sobre o conteúdo do documento. O Prepare Form do Acrobat também detecta campos, mas isso deve ser distinguido do assistente generativo. Compare a leitura de documentos e a preparação de formulários como tarefas separadas, e inclua o Studio ou o complemento de Assistente de IA apropriado na comparação de custos.
Para a solicitação de equipamento, a detecção de campos por IA do PlatoForms identifica campos no PDF carregado para você verificar. Se a solicitação começar sem um PDF, o Gerador de Formulário por IA pode elaborar um formulário web. Você também pode descrever uma regra, como mostrar um campo de motivo de substituição quando um funcionário seleciona “Substituir equipamento”, usando lógica de formulário por IA. Revise a regra e configure a etapa de Workflow do gerente separadamente.
Os modelos de formulário de aprovação do PlatoForms oferecem outro ponto de partida para uma nova solicitação online. Adapte os campos para o equipamento sendo solicitado e o motivo da solicitação, depois configure a etapa de Workflow do gerente.
Para a solicitação de equipamento publicada, o Preenchimento por Voz do PlatoForms mapeia respostas faladas para campos para o respondente revisar e enviar. Após a coleta, a IA em Insights ajuda as equipes a fazer perguntas sobre relatórios, resumir resultados e classificar respostas de texto. A equipe ainda revisa o registro e toma qualquer decisão de aprovação necessária. O guia de recursos de IA explica o escopo dos recursos, incluindo tradução e assistentes de IA conectados; acesso, créditos e manuseio de dados dependem do recurso.
Como a solicitação de equipamento funcionaria no PlatoForms?
Se a fonte ainda precisar de preparação, o Criador de Documentos PDF do PlatoForms pode projetar e editar um novo documento e exportar um PDF estático ou preenchível, e suas ferramentas de PDF podem reorganizar ou combinar páginas existentes. Editar diretamente o texto original de um PDF importado continua sendo uma tarefa de editor separada.
Comece com o PDF em branco aprovado. Se os funcionários precisarem ver esse layout enquanto o preenchem, use um formulário PDF online. Se um layout de perguntas amigável para celular for mais útil, use um formulário web PDF e mapeie as respostas no PDF.
Crie um formulário separado para a etapa do gerente, depois coloque os formulários em ordem usando Workflow. Dê ao gerente os campos necessários para registrar a decisão. Enviar uma notificação por si só não cria uma etapa de aprovação.
Quando ambas as etapas usam o mesmo modelo de PDF, ative Combinar dados entre etapas. A etapa do gerente pode então adicionar informações ao PDF gerado pela etapa do funcionário. Esta configuração requer o mesmo modelo em todas essas etapas; usar modelos diferentes precisa de uma configuração diferente.
Para salvar o PDF concluído automaticamente, conecte o formulário que produz seu registro final a Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Box. Escolha a pasta de destino e, se útil, use valores de submissão para nomear subpastas. Teste uma solicitação completa para saber em qual estágio um PDF é carregado e onde ele chega.
Como a Adobe pode enviar acordos concluídos para um arquivo?
O Arquivo Externo do Acrobat Sign envia uma cópia de um acordo concluído com sucesso para endereços de email configurados. A entrega inclui o PDF assinado e o relatório de auditoria, além de CSV de dados de campo quando disponível. A Adobe também descreve destinos como Box que aceitam email de entrada. Confirme se o Arquivo Externo está disponível e habilitado na sua conta do Acrobat Sign; não é a mesma operação que salvar manualmente um PDF em armazenamento conectado.
O PlatoForms usa uma conexão de drive na nuvem em nível de formulário com configurações de pasta e subpasta. Para uma solicitação de equipamento, compare essa configuração direta de pasta com o destino de arquivo disponível na sua conta Adobe. O Arquivo Externo da Adobe envia registros de acordos por email; a integração com Cloud Drive do PlatoForms salva PDFs gerados na pasta configurada. Selecione o método que se adapta ao destino que sua equipe usa.
O que você deve testar antes de mudar de ferramentas?
Execute a mesma solicitação de exemplo em ambas as configurações. Verifique se o funcionário pode concluir em um telefone, se o gerente vê informações suficientes para decidir e se o PDF salvo contém as entradas de ambas as pessoas. Em seguida, peça a outro membro da equipe para encontrar o registro sem depender da caixa de entrada do remetente.
Verifique também o que acontece quando alguém precisa corrigir uma resposta. Seu processo precisa de uma maneira clara de identificar o registro atual. Uma primeira submissão bem-sucedida não informa se o processo de revisão se adapta à sua equipe.
A entrega e retenção na nuvem são configurações separadas. No PlatoForms, regras de retenção governam a cópia mantida no PlatoForms. Seu drive na nuvem tem suas próprias configurações de acesso e retenção. Salvar um PDF em uma pasta não é, por si só, uma política completa de gerenciamento de registros.
Use Acrobat, PlatoForms ou Ambos
Use o Acrobat quando o PDF original precisar de edição direta de texto, OCR ou redação. Você pode então publicá-lo através de Formulários Web do Acrobat Pro ou fazer o upload para o PlatoForms para conclusão online e revisão de participantes.
No PlatoForms, escolha a aparência original do PDF ou perguntas responsivas, adicione a etapa de Workflow do gerente e conecte o formulário de saída ao armazenamento na nuvem. Se você precisar de uma nova solicitação em vez de um PDF existente, comece com um formulário web, um modelo ou o Criador de Documentos PDF. O exemplo de funcionário para gerente é uma maneira de combinar essas ferramentas; uma solicitação sem uma etapa de revisão pode usar um único formulário.
Para a comparação mais ampla de produtos, veja PlatoForms vs Adobe Acrobat e o hub de comparações. Para construir o processo de coleta e revisão descrito aqui, comece com o guia de Workflow.
Perguntas frequentes
Posso continuar editando no Acrobat e usar o PlatoForms para coleta?
Sim. Prepare o PDF original no Acrobat, depois faça o upload para o PlatoForms. Use detecção de campos por IA para ajudar a configurar o formulário, revise os campos e publique-o para preenchimento no navegador. Configure etapas de Workflow quando outra pessoa precisar adicionar informações.
Como o PlatoForms pode combinar a solicitação de um funcionário e a aprovação de um gerente?
Crie um formulário para cada participante e conecte-os no Workflow. Quando as etapas compartilham o mesmo modelo de PDF, ative Combinar dados entre etapas para que as entradas do gerente sejam adicionadas ao PDF gerado pela etapa do funcionário.
O PlatoForms pode salvar automaticamente a solicitação concluída em armazenamento na nuvem?
Sim. Conecte o formulário de saída ao Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Box e selecione uma pasta. Os PDFs gerados são salvos lá após a submissão, e os nomes das subpastas podem usar valores de submissão. Para o processo de funcionário e gerente, use o mesmo modelo de PDF e ative Combinar dados entre etapas, depois configure a entrega na nuvem no formulário do gerente. Isso salva o PDF contendo as entradas de ambos os participantes.
Traga Seu Formulário PDF Online com o PlatoForms
Faça upload do seu PDF em branco e explore uma maneira baseada em navegador de coletar respostas e gerar cópias concluídas.
