Adobe Acrobat ausfüllbare Formulare: Von der Erstellung bis zur Sammlung

Ein ausfüllbares Adobe Acrobat-Formular bietet Menschen einen Ort, um ihre Antworten einzugeben. Dieses Formular zu nutzen bedeutet auch, Einreichungen zu sammeln, erforderliche Genehmigungen einzuholen und das abgeschlossene Dokument dort zu speichern, wo Ihr Team es finden kann. Sie können die Sammlungstools von Adobe verwenden oder das PDF in PlatoForms importieren, wo Personen ein Online-Formular im Original-Layout oder ein responsives Webformular, das das PDF ausfüllt, ausfüllen können.

Dieser Leitfaden folgt einem Ausrüstungsantrag von der Erstellung bis zur Sammlung: Ein Mitarbeiter gibt den Antrag ein, ein Manager trifft eine Entscheidung, und ein Administrator erhält das fertige PDF. Es umfasst die Vorbereitung des Formulars in Acrobat, die in Adobe verfügbaren Sammlungsmöglichkeiten und wie man die Online-Ausfüllung, Managerüberprüfung und automatische Speicherung in einem Cloud-Ordner in PlatoForms verbindet. Verwenden Sie das Beispiel, um einen Workflow zu wählen, der zu Ihrem Team passt, während Sie das bereits verwendete PDF beibehalten.

Wie man ein ausfüllbares PDF in Adobe Acrobat erstellt

In Adobes Formularerstellungsleitfaden ist der Ausgangspunkt Formular vorbereiten: Wählen Sie eine bestehende Datei oder scannen Sie ein Dokument, lassen Sie Acrobat Felder erkennen, überprüfen und passen Sie sie dann an. Fügen Sie fehlende Felder hinzu, überprüfen Sie deren Eigenschaften und speichern Sie das Formular, bevor Sie es verteilen.

Testen Sie mehr als nur, ob die Kästchen erscheinen. Geben Sie eine lange Adresse ein, wählen Sie jedes Kontrollkästchen aus, speichern Sie die abgeschlossene Kopie und öffnen Sie sie erneut im Viewer, den Ihre Empfänger verwenden. Das Erstellen von Feldern entscheidet nicht, wer die Rücksendung erhält oder genehmigt.

Bevor Sie ausfüllbare Adobe Acrobat-Formulare teilen, wählen Sie den Sammlungsweg:

Für einen Ausrüstungsantrag könnten die Einträge des Mitarbeiters und die Entscheidung des Managers im selben fertigen Datensatz enthalten sein. Definieren Sie diesen Datensatz zuerst, dann konfigurieren Sie die Phasen, die ihn erzeugen. Ein breiterer Vergleich von Acrobat-Alternativen behandelt die Produktwahl; dieser Leitfaden folgt dem Antrag nach der Formularvorbereitung.

Was kann Adobe nach der Bearbeitung des PDFs leisten?

Acrobat unterstützt das Verteilen von Formularen und das Verfolgen von Antworten. Adobes Formularverteilungsleitfaden behandelt auch die sequentielle Unterzeichnung und Speicherung von signierten Kopien in der Adobe Document Cloud.

Acrobat Pro und Acrobat Pro für Teams beinhalten Erstellen eines Webformulars. Adobe listet Teilnehmerrollen wie Unterzeichner, Genehmiger und Formularausfüller auf und ermöglicht das Teilen des Formulars über eine URL oder einen Einbettungscode. Diese Webformularfunktionen sind in Pro enthalten.

Der Leitfaden zur Verwaltung von Webformularen beschreibt den CSV-Export von Felddaten abgeschlossener Vereinbarungen und den individuellen PDF-Download, wenn ein Webformular mehrere Dateien enthält. Acrobat kann mehr als ein Dokument in einem Sammlungsprozess handhaben.

Für eine kontrolliertere Versendung ermöglicht der Custom Workflow Designer von Acrobat Sign Unternehmenskonten die Definition von Empfängerrollen, Routing, Dokumenten und Absenderfeldern, wenn die Funktion aktiviert ist. Dies ist eine separate Fähigkeit vom Erstellen eines einfachen Acrobat-Webformulars.

Vergleichen Sie die Übergaben in Ihrem PDF-Workflow

Die Tabelle vergleicht Möglichkeiten, dieselben Aufgaben zu erledigen, nicht identische Funktionen oder Planberechtigungen. Acrobat Pro Webformulare und Acrobat Sign Enterprise-Workflows sind unterschiedliche Angebote.

In PlatoForms sind Unterschriften und Unterschriftszertifikate separate Einstellungen. Um ein Feld in ein Zertifikat aufzunehmen, aktivieren Sie die Zertifikatsoption. Konfigurieren Sie die Einladung für den ersten Unterzeichnungsschritt und die Zertifikatseinstellung für jeden nachfolgenden Workflow-Schritt nach Bedarf. Zertifikate sind optional, nicht automatisch für jede Unterschrift.

Der hier beschriebene PlatoForms-Workflow erfordert einen kostenpflichtigen Plan. Bronze beinhaltet Workflow, E-Signaturen und Cloud-Drive-Integration für 10 USD/Monat bei jährlicher Abrechnung (120 USD/Jahr) oder 12 USD bei monatlicher Abrechnung, mit 2 Live-Formularen und 1.000 Einreichungen/Monat. Dieses Beispiel mit zwei Teilnehmern verwendet ein Mitarbeiterformular und ein Managerformular. Zählen Sie diese veröffentlichten Formulare neben anderen Live-Formularen im Team, bevor Sie einen Plan wählen; zusätzliche Teilnehmerformulare können mehr Kapazität erfordern.

Nachdem das PDF vorbereitet ist, kann PlatoForms den Ausrüstungsantrag durch die Fertigstellung durch den Mitarbeiter, die Genehmigung durch den Manager und die automatische Lieferung des fertigen PDFs an einen konfigurierten Cloud-Ordner führen. Sobald konfiguriert, erhält der nächste Teilnehmer den Antrag über Workflow und die Cloud-Drive-Integration speichert das generierte PDF, was manuelles Weiterleiten und Herunterladen reduziert. Adobe bietet auch Sammlung- und Vereinbarungs-Workflows an; vergleichen Sie die Tools und die Konfiguration, die benötigt werden, um diese gleichen Schritte auszuführen.

Wo passt KI in den Ausrüstungsantrag?

Acrobat AI Assistant beantwortet Fragen zum Dokumentinhalt. Acrobats Formular vorbereiten erkennt auch Felder, sollte jedoch vom generativen Assistenten unterschieden werden. Vergleichen Sie das Lesen von Dokumenten und die Formularvorbereitung als separate Aufgaben und schließen Sie Studio oder das entsprechende AI Assistant-Add-on in den Kostenvergleich ein.

Für den Ausrüstungsantrag identifiziert die AI-Felderkennung von PlatoForms Felder auf dem hochgeladenen PDF, die Sie überprüfen können. Wenn der Antrag ohne PDF beginnt, kann der AI-Formulargenerator ein Webformular entwerfen. Sie können auch eine Regel beschreiben, wie z. B. ein Feld für den Ersatzgrund anzuzeigen, wenn ein Mitarbeiter „Ausrüstung ersetzen“ auswählt, mit AI-Formularlogik. Überprüfen Sie die Regel und konfigurieren Sie den Workflow-Schritt des Managers separat.

Die Genehmigungsformularvorlagen von PlatoForms bieten einen weiteren Ausgangspunkt für einen neuen Online-Antrag. Passen Sie die Felder für die angeforderte Ausrüstung und den Grund für den Antrag an, dann konfigurieren Sie den Workflow-Schritt des Managers.

Für den veröffentlichten Ausrüstungsantrag ordnet die Sprachausfüllung von PlatoForms gesprochene Antworten den Feldern zu, die der Befragte überprüfen und einreichen kann. Nach der Sammlung hilft AI in Insights Teams, Fragen zu Berichten zu stellen, Ergebnisse zusammenzufassen und Textantworten zu klassifizieren. Das Personal überprüft weiterhin den Datensatz und trifft gegebenenfalls eine Genehmigungsentscheidung. Der AI-Funktionsleitfaden erklärt den Funktionsumfang, einschließlich Übersetzung und verbundene AI-Assistenten; Zugriff, Credits und Datenverarbeitung hängen von der Funktion ab.

Wie würde der Ausrüstungsantrag in PlatoForms funktionieren?

Wenn die Quelle noch vorbereitet werden muss, kann der PDF-Dokument-Creator von PlatoForms ein neues Dokument entwerfen und bearbeiten und ein statisches oder ausfüllbares PDF exportieren, und seine PDF-Tools können vorhandene Seiten neu anordnen oder kombinieren. Das direkte Bearbeiten des Originaltextes eines importierten PDFs bleibt eine separate Editoraufgabe.

Beginnen Sie mit dem genehmigten leeren PDF. Wenn Mitarbeiter dieses Layout beim Ausfüllen sehen müssen, verwenden Sie ein Online-PDF-Formular. Wenn ein telefonfreundliches Fragenlayout nützlicher ist, verwenden Sie ein Web-PDF-Formular und ordnen Sie die Antworten dem PDF zu.

Erstellen Sie ein separates Formular für den Schritt des Managers, dann ordnen Sie die Formulare mit Workflow an. Geben Sie dem Manager die Felder, die benötigt werden, um die Entscheidung zu treffen. Das Senden einer Benachrichtigung allein erstellt keinen Genehmigungsschritt.

Wenn beide Schritte dieselbe PDF-Vorlage verwenden, aktivieren Sie Daten über Schritte hinweg kombinieren. Der Schritt des Managers kann dann Informationen zum vom Mitarbeiter generierten PDF hinzufügen. Diese Einstellung erfordert dieselbe Vorlage über diese Schritte hinweg; die Verwendung unterschiedlicher Vorlagen erfordert eine andere Konfiguration.

Um das abgeschlossene PDF automatisch zu speichern, verbinden Sie das Formular, das Ihren endgültigen Datensatz erzeugt, mit Google Drive, Dropbox, OneDrive oder Box. Wählen Sie den Zielordner und verwenden Sie, falls hilfreich, Einreichungswerte, um Unterordner zu benennen. Testen Sie einen vollständigen Antrag, damit Sie wissen, in welcher Phase ein PDF hochgeladen wird und wo es landet.

Wie kann Adobe abgeschlossene Vereinbarungen an ein Archiv senden?

Das External Archive von Acrobat Sign sendet eine Kopie einer erfolgreich abgeschlossenen Vereinbarung an konfigurierte E-Mail-Adressen. Die Lieferung umfasst das signierte PDF und den Prüfbericht sowie den CSV der Felddaten, wenn verfügbar. Adobe beschreibt auch Ziele wie Box, die eingehende E-Mails akzeptieren. Bestätigen Sie, dass External Archive in Ihrem Acrobat Sign-Konto verfügbar und aktiviert ist; es ist nicht derselbe Vorgang wie das manuelle Speichern eines PDFs in verbundenem Speicher.

PlatoForms verwendet eine formularbezogene Cloud-Drive-Verbindung mit Ordner- und Unterordnereinstellungen. Für einen Ausrüstungsantrag vergleichen Sie diese direkte Ordnerkonfiguration mit dem Archivziel, das in Ihrem Adobe-Konto verfügbar ist. Adobes External Archive sendet Vereinbarungsdatensätze per E-Mail; die Cloud-Drive-Integration von PlatoForms speichert generierte PDFs im konfigurierten Ordner. Wählen Sie die Methode, die zum Ziel passt, das Ihr Team verwendet.

Was sollten Sie testen, bevor Sie Werkzeuge wechseln?

Führen Sie denselben Beispielantrag durch beide Setups. Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter auf einem Telefon fertigstellen kann, ob der Manager genügend Informationen sieht, um eine Entscheidung zu treffen, und ob das gespeicherte PDF die Einträge beider Personen enthält. Lassen Sie dann ein anderes Teammitglied den Datensatz finden, ohne sich auf den Posteingang des Absenders zu verlassen.

Überprüfen Sie auch, was passiert, wenn jemand eine Antwort korrigieren muss. Ihr Prozess benötigt einen klaren Weg, um den aktuellen Datensatz zu identifizieren. Eine erfolgreiche erste Einreichung sagt Ihnen nicht, ob der Überarbeitungsprozess zu Ihrem Team passt.

Cloud-Lieferung und Aufbewahrung sind separate Einstellungen. In PlatoForms regeln Aufbewahrungsrichtlinien die Kopie, die in PlatoForms gehalten wird. Ihr Cloud-Drive hat seine eigenen Zugriffs- und Aufbewahrungseinstellungen. Das Speichern eines PDFs in einem Ordner ist nicht allein eine vollständige Richtlinie für das Records-Management.

Verwenden Sie Acrobat, PlatoForms oder beides

Verwenden Sie Acrobat, wenn das Quell-PDF direkte Textbearbeitung, OCR oder Schwärzung benötigt. Sie können es dann über Acrobat Pro Webformulare veröffentlichen oder in PlatoForms hochladen, um es online auszufüllen und von Teilnehmern überprüfen zu lassen.

In PlatoForms wählen Sie das ursprüngliche PDF-Erscheinungsbild oder responsive Fragen, fügen den Workflow-Schritt des Managers hinzu und verbinden das Ausgabedokument mit dem Cloud-Speicher. Wenn Sie einen neuen Antrag anstelle eines bestehenden PDFs benötigen, beginnen Sie mit einem Webformular, einer Vorlage oder dem PDF-Dokument-Creator. Das Mitarbeiter-zu-Manager-Beispiel ist eine Möglichkeit, diese Tools zu kombinieren; ein Antrag ohne Überprüfungsschritt kann ein einzelnes Formular verwenden.

Für den umfassenderen Produktvergleich siehe PlatoForms vs Adobe Acrobat und das Vergleichszentrum. Um den hier beschriebenen Sammlung- und Überprüfungsprozess aufzubauen, beginnen Sie mit dem Workflow-Leitfaden.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich weiterhin in Acrobat bearbeiten und PlatoForms für die Sammlung verwenden?

Ja. Bereiten Sie das Quell-PDF in Acrobat vor und laden Sie es dann in PlatoForms hoch. Verwenden Sie AI-Felderkennung, um das Formular zu konfigurieren, überprüfen Sie die Felder und veröffentlichen Sie es zur Browserausfüllung. Richten Sie Workflow Schritte ein, wenn eine andere Person Informationen hinzufügen muss.

Wie kann PlatoForms den Antrag eines Mitarbeiters und die Genehmigung eines Managers kombinieren?

Erstellen Sie ein Formular für jeden Teilnehmer und verbinden Sie sie im Workflow. Wenn die Schritte dieselbe PDF-Vorlage teilen, aktivieren Sie Daten über Schritte hinweg kombinieren, damit die Einträge des Managers dem vom Mitarbeiter generierten PDF hinzugefügt werden.

Kann PlatoForms den abgeschlossenen Antrag automatisch in der Cloud speichern?

Ja. Verbinden Sie das Ausgabedokument mit Google Drive, Dropbox, OneDrive oder Box und wählen Sie einen Ordner aus. Generierte PDFs werden dort nach der Einreichung gespeichert, und die Namen der Unterordner können Einreichungswerte verwenden. Für den Mitarbeiter- und Managerprozess verwenden Sie dieselbe PDF-Vorlage und aktivieren Sie Daten über Schritte hinweg kombinieren, dann konfigurieren Sie die Cloud-Lieferung im Formular des Managers. Dies speichert das PDF, das die Einträge beider Teilnehmer enthält.

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