Adobe Acrobat 可填写表单为人们提供了填写答案的地方。让该表单发挥作用还意味着收集提交、获得任何必要的批准，并将完成的文档保存到团队可以找到的地方。您可以使用 Adobe 的收集工具或将 PDF 导入 PlatoForms，在那里人们可以完成原始布局的在线表单或填充 PDF 的响应式网页表单。
本指南跟随一个设备请求从创建到收集：员工输入请求，经理记录决定，管理员接收完成的 PDF。它涵盖了在 Acrobat 中准备表单、Adobe 提供的收集选项，以及如何在 PlatoForms 中连接在线完成、经理审核和自动保存到云文件夹。使用该示例选择适合您团队的工作流程，同时保留您已经使用的 PDF。
如何在 Adobe Acrobat 中创建可填写的 PDF
在 Adobe 的表单创建指南中，起点是准备表单：选择现有文件或扫描文档，让 Acrobat 检测字段，然后审核并调整它们。添加缺失字段，检查其属性，并在分发前保存表单。
测试不仅仅是检查框是否出现。输入一个长地址，选择每个复选框，保存完成的副本，并在您的接收者使用的查看器中重新打开它。创建字段并不决定谁接收返回或批准它。
在共享 Adobe Acrobat 可填写表单之前，选择收集路线：
| 收集路线 | 人们如何完成 | 共享前设置 |
|---|---|---|
| 可下载的可填写 PDF | 在兼容的 PDF 查看器中打开文件，填写并返回副本 | 指定返回方法和谁审核每个副本 |
| Acrobat Pro 网页表单 | 通过链接或网站嵌入完成基于文档的表单 | 配置参与者角色和协议输出 |
| 通过 PlatoForms 发布的 PDF | 使用原始 PDF 布局或填充 PDF 的响应式问题 | 审核字段映射；如果经理需要完成后续步骤，请添加工作流程 |
对于设备请求，员工的输入和经理的决定可能属于同一个完成的记录。首先定义该记录，然后配置生成它的阶段。一个更广泛的 Acrobat 替代比较涵盖了产品选择；本指南跟随表单准备后的请求。
编辑 PDF 后 Adobe 可以处理什么？
Acrobat 支持分发表单和跟踪响应。Adobe 的表单分发指南还涵盖了顺序签名和签署副本在 Adobe Document Cloud 中的存储。
Acrobat Pro 和 Acrobat Pro for teams 包括创建网页表单。Adobe 列出了参与者角色，包括签署者、审批者和表单填写者，并允许您通过 URL 或嵌入代码共享表单。这些网页表单功能包含在 Pro 中。
网页表单管理指南描述了已完成协议字段数据的 CSV 导出和当网页表单包含多个文件时的单个 PDF 下载。Acrobat 可以在收集过程中处理多个文档。
为了更受控的发送，Acrobat Sign 的自定义工作流程设计器允许企业账户在启用该功能时定义接收者角色、路由、文档和发送者字段。这与创建基本的 Acrobat 网页表单是不同的功能。
比较您 PDF 工作流程中的交接
| 任务 | Adobe 路线 | PlatoForms 路线 |
|---|---|---|
| 准备文档 | 使用 Acrobat 准备表单编辑 PDF 文本/页面并添加字段 | 上传现有 PDF 并审核检测到的字段，或在PDF 文档创建器中创建和编辑新设计。上传的 PDF 文本编辑是一个单独的任务 |
| 收集响应 | 分发可填写文件或发布 Acrobat Pro 网页表单 | 发布原始布局 PDF 表单或响应式网页 PDF 表单；新网页表单也支持 |
| 收集签名 | 签名请求或网页表单签署者角色 | 添加在线签名字段；可选配置签名证书 |
| 添加经理审核 | 网页表单参与者角色；企业自定义工作流程设计器用于可重复使用的发送过程 | 在工作流程中连接参与者表单。要在一个 PDF 中合并员工和经理的输入，请使用相同的 PDF 模板并启用跨步骤合并数据 |
| 查看和导出响应 | 响应跟踪、协议下载和网页表单 CSV 导出 | 提交管理、PDF/CSV 导出和配置的 PDF 邮件副本 |
| 交付完成的记录 | Adobe Document Cloud；Acrobat Sign 外部存档可以在账户中可用时通过电子邮件发送完成的协议记录 | 自动将生成的 PDF 保存到选定的Google Drive、Dropbox、OneDrive 或 Box 文件夹；下载和电子邮件交付也可用 |
该表格比较了完成相同任务的方法，而不是相同的功能或计划权限。Acrobat Pro 网页表单和 Acrobat Sign 企业工作流程是不同的产品。
在 PlatoForms 中，签名和签名证书是单独的设置。要在证书中包含一个字段，请启用其证书选项。根据需要配置初始签名步骤的邀请和每个后续工作流程步骤的证书设置。证书是可选的，并非每个签名都自动生成。
此处描述的 PlatoForms 工作流程需要付费计划。铜牌包括工作流程、电子签名和云驱动集成，年费为 10 美元/月（120 美元/年），或按月计费为 12 美元，提供 2 个实时表单和每月 1,000 次提交。此双参与者示例使用员工表单和经理表单。在选择计划之前，将这些发布的表单与团队中的其他实时表单一起计算；额外的参与者表单可能需要更多容量。
在 PDF 准备好后，PlatoForms 可以通过员工完成、经理批准和自动将完成的 PDF 交付到配置的云文件夹来处理设备请求。配置完成后，下一个参与者通过工作流程接收请求，云驱动集成保存生成的 PDF，减少手动转发和下载。Adobe 也提供收集和协议工作流程；比较运行这些相同步骤所需的工具和配置。
AI 在设备请求中的作用
Acrobat AI 助手回答有关文档内容的问题。Acrobat 的准备表单也检测字段，但应与生成助手区分开来。将文档阅读和表单准备视为单独的任务，并在成本比较中包括 Studio 或适当的 AI 助手附加组件。
对于设备请求，PlatoForms 的AI 字段检测识别您上传的 PDF 上的字段供您检查。如果请求没有 PDF 开始，AI 表单生成器可以起草一个网页表单。您还可以描述一个规则，例如当员工选择“更换设备”时显示更换原因字段，使用AI 表单逻辑。单独审核规则并配置经理的工作流程步骤。
PlatoForms 的审批表单模板为新的在线请求提供了另一个起点。根据请求的设备和请求原因调整字段，然后配置经理的工作流程步骤。
对于发布的设备请求，PlatoForms 的语音填写将口述答案映射到字段以供受访者审核和提交。收集后，洞察中的 AI帮助团队提出关于报告的问题，总结结果，并分类文本响应。员工仍需审核记录并做出任何必要的批准决定。AI 功能指南解释了功能范围，包括翻译和连接的 AI 助手；访问、积分和数据处理取决于功能。
在 PlatoForms 中设备请求如何工作？
如果源仍需准备，PlatoForms 的PDF 文档创建器可以设计和编辑新文档并导出静态或可填写的 PDF，其PDF 工具可以重新排列或合并现有页面。直接编辑导入 PDF 的原始文本仍然是一个单独的编辑器任务。
从批准的空白 PDF 开始。如果员工在填写时需要查看该布局，请使用在线 PDF 表单。如果更有用的是手机友好的问题布局，请使用网页 PDF 表单并将答案映射到 PDF。
为经理的步骤创建一个单独的表单，然后使用工作流程按顺序排列表单。给经理提供记录决定所需的字段。仅发送通知并不会创建审批步骤。
当两个步骤使用相同的 PDF 模板时，启用跨步骤合并数据。然后，经理的步骤可以将信息添加到员工步骤生成的 PDF 中。此设置要求这些步骤使用相同的模板；使用不同的模板需要不同的配置。
要自动保存完成的 PDF，请将生成最终记录的表单连接到Google Drive、Dropbox、OneDrive 或 Box。选择目标文件夹，如果有帮助，使用提交值命名子文件夹。测试一个完整的请求，以便您知道哪个阶段上传 PDF 以及它落在哪里。
Adobe 如何将完成的协议发送到存档？
Acrobat Sign 的外部存档将成功完成的协议副本发送到配置的电子邮件地址。交付包括签署的 PDF 和审核报告，以及可用时的字段数据 CSV。Adobe 还描述了接受入站电子邮件的目的地，例如 Box。确认外部存档在您的 Acrobat Sign 账户中可用并已启用；这与手动将 PDF 保存到连接的存储不同。
PlatoForms 使用表单级云驱动连接，具有文件夹和子文件夹设置。对于设备请求，将该直接文件夹设置与您的 Adobe 账户中可用的存档目标进行比较。Adobe 的外部存档通过电子邮件发送协议记录；PlatoForms 的云驱动集成将生成的 PDF 保存到配置的文件夹。选择适合您团队使用的目标的方法。
更换工具前应测试什么？
通过两种设置运行相同的示例请求。检查员工是否可以在手机上完成，经理是否看到足够的信息来决定，以及保存的 PDF 是否包含两个人的输入。然后让另一个团队成员在不依赖于发送者收件箱的情况下找到记录。
还要检查当有人需要更正答案时会发生什么。您的流程需要一种明确的方法来识别当前记录。成功的首次提交并不能告诉您修订过程是否适合您的团队。
云交付和保留是单独的设置。在 PlatoForms 中，保留规则管理在 PlatoForms 中保存的副本。您的云驱动有自己的访问和保留设置。将 PDF 保存到文件夹本身并不是完整的记录管理政策。
使用 Acrobat、PlatoForms 或两者
当源 PDF 需要直接文本编辑、OCR 或编辑时使用 Acrobat。然后，您可以通过 Acrobat Pro 网页表单发布它，或将其上传到 PlatoForms 以供在线完成和参与者审核。
在 PlatoForms 中，选择原始 PDF 外观或响应式问题，添加经理的工作流程步骤，并将输出表单连接到云存储。如果您需要一个新的请求而不是现有的 PDF，请从网页表单、模板或 PDF 文档创建器开始。员工到经理的示例是结合这些工具的一种方式；没有审核步骤的请求可以使用单个表单。
有关更广泛的产品比较，请参见PlatoForms 与 Adobe Acrobat和比较中心。要构建此处描述的收集和审核流程，请从工作流程指南开始。
常见问题
我可以在 Acrobat 中继续编辑并使用 PlatoForms 进行收集吗？
可以。在 Acrobat 中准备源 PDF，然后上传到 PlatoForms。使用AI 字段检测帮助配置表单，审核字段，并发布以供浏览器完成。当需要其他人添加信息时，设置工作流程步骤。
PlatoForms 如何结合员工的请求和经理的批准？
为每个参与者创建一个表单并在工作流程中连接它们。当步骤共享相同的 PDF 模板时，启用跨步骤合并数据，以便将经理的输入添加到员工步骤生成的 PDF 中。
PlatoForms 可以自动将完成的请求保存到云存储吗？
可以。将输出表单连接到 Google Drive、Dropbox、OneDrive 或 Box 并选择一个文件夹。生成的 PDF 在提交后保存到那里，子文件夹名称可以使用提交值。对于员工和经理的流程，使用相同的 PDF 模板并启用跨步骤合并数据，然后在经理的表单上配置云交付。这将保存包含两个参与者输入的 PDF。
使用 PlatoForms 将您的 PDF 表单上线
上传您的空白 PDF，探索一种基于浏览器的方式来收集响应并生成完成的副本。
