Adobe Acrobat 可填寫表單為人們提供了一個輸入答案的地方。讓該表單發揮作用還意味著收集提交、獲得任何必要的審批，並將完成的文件保存到您的團隊可以找到的地方。您可以使用 Adobe 的收集工具或將 PDF 帶入 PlatoForms，在那裡人們可以完成原始佈局的在線表單或填寫 PDF 的響應式網頁表單。
本指南跟隨一個設備請求從創建到收集：員工輸入請求，經理記錄決定，管理員收到完成的 PDF。它涵蓋了在 Acrobat 中準備表單、Adobe 中可用的收集選項，以及如何在 PlatoForms 中連接在線完成、經理審核和自動保存到雲文件夾。使用此示例來選擇適合您團隊的工作流程，同時保留您已經使用的 PDF。
如何在 Adobe Acrobat 中創建可填寫的 PDF
在 Adobe 的表單創建指南中，起點是 準備表單：選擇現有文件或掃描文檔，讓 Acrobat 檢測字段，然後審核並調整它們。添加缺失的字段，檢查其屬性，並在分發前保存表單。
測試不僅僅是查看框是否出現。輸入長地址，選擇每個複選框，保存完成的副本，並在您的接收者使用的查看器中重新打開它。創建字段並不決定誰接收回報或批准它。
在分享 Adobe Acrobat 可填寫表單之前，選擇收集路徑：
| 收集路徑 | 人們如何完成 | 分享前設置 |
|---|---|---|
| 可下載的可填寫 PDF | 在兼容的 PDF 查看器中打開文件，填寫並返回副本 | 指定返回方法和誰審核每個副本 |
| Acrobat Pro 網頁表單 | 通過鏈接或網站嵌入完成基於文檔的表單 | 配置參與者角色和協議輸出 |
| 通過 PlatoForms 發布的 PDF | 使用原始 PDF 佈局或填寫 PDF 的響應式問題 | 審核字段映射；如果經理需要完成後續步驟，添加工作流程 |
對於設備請求，員工的輸入和經理的決定可能屬於同一個完成的記錄。首先定義該記錄，然後配置生成它的階段。一個更廣泛的 Acrobat 替代比較涵蓋了產品選擇；本指南在表單準備後跟隨請求。
編輯 PDF 後 Adobe 可以處理什麼？
Acrobat 支持分發表單和跟踪回應。Adobe 的表單分發指南還涵蓋了順序簽名和已簽署副本在 Adobe Document Cloud 中的存儲。
Acrobat Pro 和 Acrobat Pro for teams 包括創建網頁表單。Adobe 列出了參與者角色，包括簽署者、審批者和表單填寫者，並允許您通過 URL 或嵌入代碼分享表單。這些網頁表單功能包含在 Pro 中。
網頁表單管理指南描述了已完成協議字段數據的 CSV 導出以及當網頁表單包含多個文件時的單個 PDF 下載。Acrobat 可以在收集過程中處理多個文檔。
為了更受控的發送，Acrobat Sign 的自定義工作流程設計器允許企業帳戶在啟用該功能時定義接收者角色、路由、文檔和發送者字段。這與創建基本的 Acrobat 網頁表單是分開的功能。
比較您的 PDF 工作流程中的交接
| 任務 | Adobe 路徑 | PlatoForms 路徑 |
|---|---|---|
| 準備文檔 | 使用 Acrobat 準備表單編輯 PDF 文本/頁面並添加字段 | 上傳現有 PDF 並審核檢測到的字段，或在PDF 文檔創建器中創建和編輯新設計。上傳的 PDF 文本編輯是單獨的任務 |
| 收集回應 | 分發可填寫文件或發布 Acrobat Pro 網頁表單 | 發布原始佈局的 PDF 表單或響應式網頁 PDF 表單; 也支持新的網頁表單 |
| 收集簽名 | 簽名請求或網頁表單簽署者角色 | 添加在線簽名字段; 可選配置簽名證書 |
| 添加經理的審核 | 網頁表單參與者角色；企業自定義工作流程設計器用於可重用的發送過程 | 在工作流程中連接參與者表單。要在一個 PDF 中合併員工和經理的輸入，使用相同的 PDF 模板並啟用跨步驟合併數據 |
| 查看和導出回應 | 回應跟踪、協議下載和網頁表單 CSV 導出 | 提交管理、PDF/CSV 導出，以及配置的 PDF 電子郵件副本 |
| 傳送完成的記錄 | Adobe Document Cloud; Acrobat Sign 外部存檔可以在帳戶中可用時通過電子郵件發送完成的協議記錄 | 自動將生成的 PDF 保存到選定的Google Drive、Dropbox、OneDrive 或 Box 文件夾; 也可用下載和電子郵件傳送 |
該表比較了完成相同任務的方法，而不是相同的功能或計劃權益。Acrobat Pro 網頁表單和 Acrobat Sign 企業工作流程是不同的產品。
在 PlatoForms 中，簽名和簽名證書是單獨的設置。要在證書中包含字段，啟用其證書選項。配置初始簽名步驟的邀請和每個後續工作流程步驟的證書設置根據需要。證書是可選的，並非每個簽名都自動包含。
此處描述的 PlatoForms 工作流程需要付費計劃。銅計劃包括工作流程、電子簽名和雲驅動集成，每年計費 $10/月（$120/年），或按月計費 $12，提供 2 個活動表單和每月 1,000 次提交。此雙參與者示例使用一個員工表單和一個經理表單。在選擇計劃之前，將這些發布的表單與團隊中的其他活動表單一起計算；額外的參與者表單可能需要更多容量。
在準備好 PDF 後，PlatoForms 可以通過員工完成、經理批准和自動將完成的 PDF 傳送到配置的雲文件夾來處理設備請求。一旦配置，下一個參與者通過工作流程接收請求，雲驅動集成保存生成的 PDF，減少手動轉發和下載。Adobe 也提供收集和協議工作流程；比較運行這些相同步驟所需的工具和配置。
AI 在設備請求中的作用
Acrobat AI 助理回答有關文檔內容的問題。Acrobat 的準備表單也檢測字段，但應與生成助手區分開來。將文檔閱讀和表單準備作為單獨的任務進行比較，並在成本比較中包括 Studio 或適當的 AI 助理附加組件。
對於設備請求，PlatoForms 的AI 字段檢測識別您上傳的 PDF 上的字段以供您檢查。如果請求沒有 PDF 開始，AI 表單生成器可以起草一個網頁表單。您還可以使用AI 表單邏輯描述一個規則，例如當員工選擇“更換設備”時顯示更換原因字段。審核規則並單獨配置經理的工作流程步驟。
PlatoForms 的審批表單模板為新的在線請求提供了另一個起點。調整請求設備和請求原因的字段，然後配置經理的工作流程步驟。
對於已發布的設備請求，PlatoForms 的語音填寫將語音答案映射到字段以供回應者審核和提交。收集後，Insights 中的 AI幫助團隊提出有關報告的問題、總結結果和分類文本回應。員工仍然需要審核記錄並做出任何必要的審批決定。AI 功能指南解釋了功能範圍，包括翻譯和連接的 AI 助手；訪問、信用和數據處理取決於功能。
PlatoForms 中的設備請求如何運作？
如果源文件仍需準備，PlatoForms 的PDF 文檔創建器可以設計和編輯新文檔並導出靜態或可填寫的 PDF，其PDF 工具可以重新排列或合併現有頁面。直接編輯導入 PDF 的原始文本仍然是單獨的編輯器任務。
從批准的空白 PDF 開始。如果員工需要在填寫時看到該佈局，請使用在線 PDF 表單。如果手機友好的問題佈局更有用，請使用網頁 PDF 表單並將答案映射到 PDF 上。
為經理的步驟創建一個單獨的表單，然後使用工作流程將表單按順序排列。給經理提供記錄決定所需的字段。僅發送通知並不會創建審批步驟。
當兩個步驟使用相同的 PDF 模板時，啟用跨步驟合併數據。經理的步驟可以將信息添加到員工步驟生成的 PDF 中。此設置需要在這些步驟中使用相同的模板；使用不同模板需要不同的配置。
要自動保存完成的 PDF，將生成最終記錄的表單連接到Google Drive、Dropbox、OneDrive 或 Box。選擇目標文件夾，如果有幫助，使用提交值來命名子文件夾。測試完整的請求，以便您知道哪個階段上傳 PDF 以及它落在哪裡。
Adobe 如何將完成的協議發送到存檔？
Acrobat Sign 的外部存檔將成功完成的協議副本發送到配置的電子郵件地址。傳送包括已簽署的 PDF 和審計報告，以及可用時的字段數據 CSV。Adobe 還描述了接受入站電子郵件的目的地，例如 Box。確認外部存檔在您的 Acrobat Sign 帳戶中可用並啟用；這與手動將 PDF 保存到連接的存儲不同。
PlatoForms 使用具有文件夾和子文件夾設置的表單級雲驅動連接。對於設備請求，將該直接文件夾設置與您的 Adobe 帳戶中可用的存檔目的地進行比較。Adobe 的外部存檔通過電子郵件發送協議記錄；PlatoForms 的雲驅動集成將生成的 PDF 保存到配置的文件夾。選擇適合您團隊使用的目的地的方法。
更換工具前應測試什麼？
通過兩個設置運行相同的樣本請求。檢查員工是否可以在手機上完成，經理是否看到足夠的信息來做出決定，以及保存的 PDF 是否包含兩個人的輸入。然後讓另一個團隊成員在不依賴發送者收件箱的情況下找到記錄。
還要檢查當有人需要更正答案時會發生什麼。您的流程需要一個清晰的方法來識別當前記錄。成功的首次提交並不能告訴您修訂過程是否適合您的團隊。
雲傳送和保留是單獨的設置。在 PlatoForms 中，保留規則管理 PlatoForms 中保存的副本。您的雲驅動有自己的訪問和保留設置。將 PDF 保存到文件夾本身並不是完整的記錄管理政策。
使用 Acrobat、PlatoForms 或兩者
當源 PDF 需要直接文本編輯、OCR 或編輯時，使用 Acrobat。然後您可以通過 Acrobat Pro 網頁表單發布它，或將其上傳到 PlatoForms 以進行在線完成和參與者審核。
在 PlatoForms 中，選擇原始 PDF 外觀或響應式問題，添加經理的工作流程步驟，並將輸出表單連接到雲存儲。如果您需要一個新的請求而不是現有的 PDF，請從網頁表單、模板或 PDF 文檔創建器開始。員工到經理的示例是結合這些工具的一種方式；沒有審核步驟的請求可以使用單個表單。
有關更廣泛的產品比較，請參見 PlatoForms vs Adobe Acrobat 和比較中心。要構建此處描述的收集和審核過程，請從工作流程指南開始。
常見問題
我可以在 Acrobat 中繼續編輯並使用 PlatoForms 進行收集嗎？
可以。在 Acrobat 中準備源 PDF，然後將其上傳到 PlatoForms。使用 AI 字段檢測來幫助配置表單，審核字段，並發布以供瀏覽器填寫。當需要其他人添加信息時，設置工作流程步驟。
PlatoForms 如何結合員工的請求和經理的審批？
為每個參與者創建一個表單，並在工作流程中將它們連接起來。當步驟共享相同的 PDF 模板時，啟用跨步驟合併數據，以便經理的輸入被添加到員工步驟生成的 PDF 中。
PlatoForms 能否自動將完成的請求保存到雲存儲中？
可以。將輸出表單連接到 Google Drive、Dropbox、OneDrive 或 Box，並選擇一個文件夾。生成的 PDF 在提交後保存到那裡，子文件夾名稱可以使用提交值。對於員工和經理的流程，使用相同的 PDF 模板並啟用跨步驟合併數據，然後在經理的表單上配置雲交付。這樣可以保存包含兩位參與者輸入的 PDF。
使用 PlatoForms 將您的 PDF 表單上線
上傳您的空白 PDF，探索一種基於瀏覽器的方式來收集回應並生成完成的副本。
