Adobe Acrobatの記入可能フォームは、人々が回答を入力する場所を提供します。そのフォームを活用するには、提出物を収集し、必要な承認を得て、完成したドキュメントをチームが見つけられる場所に保存することも含まれます。Adobeの収集ツールを使用するか、PDFをPlatoFormsに持ち込み、人々がオリジナルレイアウトのオンラインフォームまたはPDFを埋めるレスポンシブウェブフォームを完成させることができます。
このガイドは、機器リクエストの作成から収集までを追跡します: 従業員がリクエストを入力し、マネージャーが決定を記録し、管理者が完成したPDFを受け取ります。Acrobatでのフォーム準備、Adobeで利用可能な収集オプション、オンライン完了、マネージャーレビュー、およびPlatoFormsでのクラウドフォルダーへの自動保存の接続方法をカバーします。この例を使用して、既に使用しているPDFを維持しながら、チームに適したワークフローを選択してください。
Adobe Acrobatで記入可能なPDFを作成する方法
Adobeのフォーム作成ガイドでは、開始点はPrepare Formです: 既存のファイルを選択するか、ドキュメントをスキャンし、Acrobatがフィールドを検出するのを待ち、それらを確認して調整します。欠落しているフィールドを追加し、そのプロパティを確認し、配布する前にフォームを保存します。
ボックスが表示されるかどうか以上のテストを行います。長い住所を入力し、各チェックボックスを選択し、完成したコピーを保存し、受信者が使用するビューアで再度開きます。フィールドを作成することは、誰が返送を受け取るか、または承認するかを決定するものではありません。
Adobe Acrobatの記入可能フォームを共有する前に、収集ルートを選択してください:
| 収集ルート | 人々がそれを完了する方法 | 共有前に設定すること |
|---|---|---|
| ダウンロード可能な記入可能PDF | 互換性のあるPDFビューアでファイルを開き、記入し、コピーを返送する | 返送方法と各コピーをレビューする人を指定する |
| Acrobat Pro Webフォーム | リンクまたはウェブサイト埋め込みを通じてドキュメントベースのフォームを完了する | 参加者の役割と合意出力を設定する |
| PlatoFormsを通じて公開されたPDF | オリジナルPDFレイアウトまたはPDFを埋めるレスポンシブ質問を使用する | フィールドマッピングを確認する; マネージャーが後のステップを完了する必要がある場合はワークフローを追加する |
機器リクエストの場合、従業員の入力とマネージャーの決定は同じ完成記録に属するかもしれません。まずその記録を定義し、それを生成するステージを設定します。より広範なAcrobat代替比較は製品選択をカバーします。このガイドはフォーム準備後のリクエストを追跡します。
PDFを編集した後、Adobeは何を処理できますか？
Acrobatはフォームの配布と回答の追跡をサポートしています。Adobeのフォーム配布ガイドは、順次署名とAdobe Document Cloudでの署名済みコピーの保存もカバーしています。
Acrobat ProとAcrobat Pro for teamsにはウェブフォームの作成が含まれています。Adobeは署名者、承認者、フォーム記入者を含む参加者の役割をリストし、URLまたは埋め込みコードを通じてフォームを共有できるようにしています。これらのウェブフォーム機能はProに含まれています。
ウェブフォーム管理ガイドは、完了した合意のフィールドデータのCSVエクスポートと、ウェブフォームに複数のファイルが含まれている場合の個別のPDFダウンロードを説明しています。Acrobatは収集プロセスで複数のドキュメントを処理できます。
より制御された送信のために、Acrobat Signのカスタムワークフローデザイナーは、エンタープライズアカウントが受信者の役割、ルーティング、ドキュメント、および送信者フィールドを定義できるようにします。この機能は基本的なAcrobatウェブフォームの作成とは別の機能です。
PDFワークフローでの引き渡しを比較する
| タスク | Adobeルート | PlatoFormsルート |
|---|---|---|
| ドキュメントを準備する | Acrobat Prepare FormでPDFテキスト/ページを編集し、フィールドを追加する | 既存のPDFをアップロードし、検出されたフィールドを確認するか、PDFドキュメントクリエイターで新しいデザインを作成して編集する。アップロードされたPDFのテキスト編集は別のタスクです |
| 回答を収集する | 記入可能なファイルを配布するか、Acrobat Pro Webフォームを公開する | オリジナルレイアウトPDFフォームまたはレスポンシブWeb PDFフォームを公開する; 新しいウェブフォームもサポートされています |
| 署名を収集する | 署名リクエストまたはWebフォーム署名者の役割 | オンライン署名フィールドを追加する; 必要に応じて署名証明書を設定する |
| マネージャーのレビューを追加する | Webフォーム参加者の役割; 再利用可能な送信プロセスのためのエンタープライズカスタムワークフローデザイナー | ワークフローで参加者フォームを接続する。従業員とマネージャーの入力を1つのPDFに結合するには、同じPDFテンプレートを使用し、ステップ間でデータを結合することを有効にする |
| 回答を表示およびエクスポートする | 回答の追跡、合意のダウンロード、およびWebフォームCSVエクスポート | 提出管理、PDF/CSVエクスポート、および設定されたPDFメールコピー |
| 完成した記録を配信する | Adobe Document Cloud; Acrobat Sign External Archiveはアカウントで利用可能な場合に完了した合意記録をメールで送信できます | 生成されたPDFを選択したGoogle Drive、Dropbox、OneDrive、またはBoxフォルダーに自動保存する; ダウンロードとメール配信も利用可能です |
この表は同じタスクを完了する方法を比較しており、同一の機能やプランの権利を比較しているわけではありません。Acrobat Pro Web FormsとAcrobat Signエンタープライズワークフローは別の提供です。
PlatoFormsでは、署名と署名証明書は別の設定です。証明書にフィールドを含めるには、その証明書オプションを有効にしてください。初期署名ステップの招待を設定し、各後続のワークフローステップの証明書設定を必要に応じて設定します。証明書はオプションであり、すべての署名に自動的に適用されるわけではありません。
ここで説明したPlatoFormsのワークフローには有料プランが必要です。ブロンズにはワークフロー、電子署名、クラウドドライブ統合が含まれており、年間請求で月額10ドル（年間120ドル）、または月額請求で12ドルで、2つのライブフォームと月間1,000件の提出が可能です。この2つの参加者の例では、従業員フォームとマネージャーフォームを使用しています。プランを選択する前に、チーム内の他のライブフォームと一緒に公開されたフォームをカウントしてください。追加の参加者フォームにはより多くの容量が必要な場合があります。
PDFが準備された後、PlatoFormsは機器リクエストを従業員の完了、マネージャーの承認、および構成されたクラウドフォルダーへの完成したPDFの自動配信を通じて運ぶことができます。一度設定されると、次の参加者はワークフローを通じてリクエストを受け取り、クラウドドライブ統合は生成されたPDFを保存し、手動の転送とダウンロードを減らします。Adobeも収集と合意のワークフローを提供しています; これらの同じステップを実行するために必要なツールと設定を比較してください。
機器リクエストにAIがどのように適合するか
Acrobat AIアシスタントはドキュメントの内容に関する質問に答えます。AcrobatのPrepare Formもフィールドを検出しますが、それは生成アシスタントとは区別されるべきです。ドキュメントの読み取りとフォーム準備を別のタスクとして比較し、コスト比較にStudioまたは適切なAIアシスタントアドオンを含めてください。
機器リクエストの場合、PlatoFormsのAIフィールド検出は、アップロードされたPDF上のフィールドを識別し、確認することができます。リクエストがPDFなしで始まる場合、AIフォームジェネレーターはウェブフォームをドラフトできます。また、従業員が「機器を交換する」を選択した場合に交換理由フィールドを表示するなどのルールを説明することもでき、AIフォームロジックを使用します。ルールを確認し、マネージャーのワークフローステップを別々に設定してください。
PlatoFormsの承認フォームテンプレートは、新しいオンラインリクエストのためのもう一つの出発点を提供します。リクエストされる機器とその理由に合わせてフィールドを適応させ、マネージャーのワークフローステップを設定してください。
公開された機器リクエストの場合、PlatoFormsの音声入力は、回答者が確認して送信するために、音声での回答をフィールドにマッピングします。収集後、インサイトのAIは、チームがレポートに関する質問をしたり、結果を要約したり、テキスト回答を分類したりするのを助けます。スタッフは記録を確認し、必要な承認決定を行います。AI機能ガイドは、翻訳や接続されたAIアシスタントを含む機能の範囲を説明しています。アクセス、クレジット、およびデータ処理は機能に依存します。
機器リクエストはPlatoFormsでどのように機能しますか？
ソースがまだ準備されていない場合、PlatoFormsのPDFドキュメントクリエイターは新しいドキュメントを設計および編集し、静的または記入可能なPDFをエクスポートすることができます。また、PDFツールは既存のページを再配置または結合することができます。インポートされたPDFの元のテキストを直接編集することは別のエディタタスクです。
承認された空白のPDFから始めます。従業員がそれを記入する際にそのレイアウトを見る必要がある場合は、オンラインPDFフォームを使用します。電話に適した質問レイアウトがより役立つ場合は、ウェブPDFフォームを使用し、回答をPDFにマッピングします。
マネージャーのステップのために別のフォームを作成し、ワークフローを使用してフォームを順番に配置します。マネージャーに決定を記録するために必要なフィールドを提供します。通知を送信するだけでは承認ステップは作成されません。
両方のステップが同じPDFテンプレートを使用する場合、ステップ間でデータを結合するを有効にします。マネージャーのステップは、従業員のステップで生成されたPDFに情報を追加できます。この設定には、それらのステップ間で同じテンプレートが必要です。異なるテンプレートを使用する場合は、異なる設定が必要です。
完成したPDFを自動的に保存するには、最終記録を生成するフォームをGoogle Drive、Dropbox、OneDrive、またはBoxに接続します。宛先フォルダーを選択し、必要に応じて提出値を使用してサブフォルダーを命名します。完全なリクエストをテストして、どのステージがPDFをアップロードし、どこに着地するかを確認します。
Adobeは完了した合意をアーカイブに送信できますか？
Acrobat Signの外部アーカイブは、成功した合意のコピーを設定されたメールアドレスに送信します。配信には署名済みPDFと監査レポート、利用可能な場合はフィールドデータCSVが含まれます。Adobeは、受信メールを受け入れる宛先としてBoxなどを説明しています。外部アーカイブがAcrobat Signアカウントで利用可能で有効になっていることを確認してください。これは、接続されたストレージにPDFを手動で保存するのとは異なる操作です。
PlatoFormsは、フォルダーとサブフォルダーの設定を持つフォームレベルのクラウドドライブ接続を使用します。機器リクエストの場合、Adobeアカウントで利用可能なアーカイブ宛先とその直接フォルダー設定を比較してください。Adobeの外部アーカイブは合意記録をメールで送信します; PlatoFormsのクラウドドライブ統合は生成されたPDFを設定されたフォルダーに保存します。チームが使用する宛先に適した方法を選択してください。
ツールを変更する前に何をテストすべきですか？
両方のセットアップで同じサンプルリクエストを実行します。従業員が電話で完了できるかどうか、マネージャーが決定するのに十分な情報を見ているかどうか、保存されたPDFが両方の人の入力を含んでいるかどうかを確認してください。その後、別のチームメンバーが送信者の受信トレイに頼らずに記録を見つけることができるかどうかを確認します。
また、誰かが回答を修正する必要がある場合に何が起こるかを確認してください。プロセスには現在の記録を識別する明確な方法が必要です。最初の提出が成功したからといって、修正プロセスがチームに適しているかどうかはわかりません。
クラウド配信と保持は別の設定です。PlatoFormsでは、保持ルールがPlatoFormsに保持されるコピーを管理します。クラウドドライブには独自のアクセスと保持設定があります。フォルダーにPDFを保存することは、それ自体では完全な記録管理ポリシーではありません。
Acrobat、PlatoForms、または両方を使用する
ソースPDFが直接のテキスト編集、OCR、または編集を必要とする場合は、Acrobatを使用します。その後、Acrobat Pro Web Formsを通じて公開するか、PlatoFormsにアップロードしてオンライン完了と参加者レビューを行うことができます。
PlatoFormsでは、オリジナルのPDF外観またはレスポンシブな質問を選択し、マネージャーのワークフローステップを追加し、出力フォームをクラウドストレージに接続します。既存のPDFではなく新しいリクエストが必要な場合は、ウェブフォーム、テンプレート、またはPDFドキュメントクリエイターから始めてください。従業員からマネージャーへの例は、これらのツールを組み合わせる1つの方法です。レビューステップのないリクエストは単一のフォームを使用できます。
より広範な製品比較については、PlatoForms vs Adobe Acrobatと比較ハブを参照してください。ここで説明した収集とレビューのプロセスを構築するには、ワークフローガイドから始めてください。
よくある質問
Acrobatで編集を続け、PlatoFormsで収集を行うことはできますか？
はい。AcrobatでソースPDFを準備し、それをPlatoFormsにアップロードします。AIフィールド検出を使用してフォームを設定し、フィールドを確認してブラウザでの完了のために公開します。別の人が情報を追加する必要がある場合は、ワークフローステップを設定します。
PlatoFormsは従業員のリクエストとマネージャーの承認をどのように組み合わせますか？
各参加者のためにフォームを作成し、それらをワークフローで接続します。ステップが同じPDFテンプレートを共有している場合、ステップ間でデータを結合するを有効にすると、マネージャーの入力が従業員のステップで生成されたPDFに追加されます。
PlatoFormsは完了したリクエストをクラウドストレージに自動保存できますか？
はい。出力フォームをGoogle Drive、Dropbox、OneDrive、またはBoxに接続し、フォルダーを選択します。生成されたPDFは提出後にそこに保存され、サブフォルダー名には提出値を使用できます。従業員とマネージャーのプロセスには、同じPDFテンプレートを使用し、ステップ間でデータを結合するを有効にし、マネージャーのフォームでクラウド配信を設定します。これにより、両方の参加者の入力を含むPDFが保存されます。
PlatoFormsでPDFフォームをオンライン化する
空白のPDFをアップロードし、ブラウザベースの方法で回答を収集し、完成したコピーを生成する方法を探ってください。
