Formulaires remplissables Adobe Acrobat : De la création à la collecte

Un formulaire remplissable Adobe Acrobat offre aux utilisateurs un espace pour entrer leurs réponses. Mettre ce formulaire en action signifie également collecter les soumissions, obtenir toute approbation requise et enregistrer le document complété là où votre équipe peut le trouver. Vous pouvez utiliser les outils de collecte d’Adobe ou importer le PDF dans PlatoForms, où les utilisateurs peuvent remplir un formulaire en ligne au format original ou un formulaire web réactif qui remplit le PDF.

Ce guide suit une demande d’équipement de la création à la collecte : un employé entre la demande, un manager enregistre une décision, et un administrateur reçoit le PDF finalisé. Il couvre la préparation du formulaire dans Acrobat, les options de collecte disponibles dans Adobe, et comment connecter la complétion en ligne, la révision par le manager, et l’enregistrement automatique dans un dossier cloud avec PlatoForms. Utilisez cet exemple pour choisir un workflow adapté à votre équipe tout en conservant le PDF que vous utilisez déjà.

Comment créer un PDF remplissable dans Adobe Acrobat

Dans le guide de création de formulaire d’Adobe, le point de départ est Préparer le formulaire : choisissez un fichier existant ou numérisez un document, laissez Acrobat détecter les champs, puis révisez et ajustez-les. Ajoutez les champs manquants, vérifiez leurs propriétés et enregistrez le formulaire avant de le distribuer.

Testez plus que l’apparition des cases. Entrez une adresse longue, sélectionnez chaque case à cocher, enregistrez la copie complétée et rouvrez-la dans le visualiseur utilisé par vos destinataires. La création de champs ne décide pas qui reçoit le retour ou l’approuve.

Avant de partager des formulaires remplissables Adobe Acrobat, choisissez la voie de collecte :

Pour une demande d’équipement, les entrées de l’employé et la décision du manager peuvent appartenir au même enregistrement final. Définissez d’abord cet enregistrement, puis configurez les étapes qui le produisent. Une comparaison plus large des alternatives à Acrobat couvre le choix de produit ; ce guide suit la demande après la préparation du formulaire.

Que peut gérer Adobe après l’édition du PDF ?

Acrobat prend en charge la distribution des formulaires et le suivi des réponses. Le guide de distribution de formulaires d’Adobe couvre également la signature séquentielle et le stockage des copies signées dans Adobe Document Cloud.

Acrobat Pro et Acrobat Pro pour équipes incluent Créer un formulaire web. Adobe répertorie les rôles des participants, y compris Signataire, Approbateur et Remplisseur de formulaire, et vous permet de partager le formulaire via une URL ou un code d’intégration. Ces fonctionnalités de formulaire web sont incluses dans Pro.

Le guide de gestion des formulaires web décrit l’exportation CSV des données des champs des accords complétés et les téléchargements individuels de PDF lorsqu’un formulaire web contient plusieurs fichiers. Acrobat peut gérer plus d’un document dans un processus de collecte.

Pour un envoi plus contrôlé, le Concepteur de Workflow Personnalisé d’Acrobat Sign permet aux comptes d’entreprise de définir les rôles des destinataires, le routage, les documents et les champs de l’expéditeur lorsque la fonctionnalité est activée. C’est une capacité distincte de la création d’un formulaire web Acrobat de base.

Comparez les transitions dans votre workflow PDF

Le tableau compare les façons de réaliser les mêmes tâches, pas les fonctionnalités identiques ou les droits des plans. Les Formulaires Web Acrobat Pro et les workflows d’entreprise Acrobat Sign sont des offres distinctes.

Dans PlatoForms, les signatures et les certificats de signature sont des paramètres séparés. Pour inclure un champ dans un certificat, activez son option de certificat. Configurez l’invitation pour l’étape de signature initiale et le paramètre de certificat pour chaque étape de Workflow suivante selon les besoins. Les certificats sont optionnels, pas automatiques pour chaque signature.

Le workflow PlatoForms décrit ici nécessite un plan payant. Bronze inclut Workflow, les signatures électroniques et l’intégration au cloud pour 10 $/mois facturé annuellement (120 $/an), ou 12 $ en facturation mensuelle, avec 2 formulaires actifs et 1 000 soumissions/mois. Cet exemple à deux participants utilise un formulaire pour l’employé et un pour le manager. Comptez ces formulaires publiés avec tout autre formulaire actif dans l’équipe avant de choisir un plan ; des formulaires de participants supplémentaires peuvent nécessiter plus de capacité.

Après la préparation du PDF, PlatoForms peut gérer la demande d’équipement à travers la complétion par l’employé, l’approbation du manager et la livraison automatique du PDF finalisé dans un dossier cloud configuré. Une fois configuré, le participant suivant reçoit la demande via Workflow et l’intégration au cloud enregistre le PDF généré, réduisant le transfert manuel et le téléchargement. Adobe propose également des workflows de collecte et d’accord ; comparez les outils et la configuration nécessaires pour exécuter ces mêmes étapes.

Où l’IA s’intègre-t-elle dans la demande d’équipement

L’Assistant IA d’Acrobat répond aux questions sur le contenu du document. La fonction Préparer le formulaire d’Acrobat détecte également les champs, mais cela doit être distingué de l’assistant génératif. Comparez la lecture de documents et la préparation de formulaires comme des tâches distinctes, et incluez Studio ou l’add-on Assistant IA approprié dans la comparaison des coûts.

Pour la demande d’équipement, la détection de champs par IA de PlatoForms identifie les champs sur le PDF téléchargé pour que vous puissiez les vérifier. Si la demande commence sans PDF, l’AI Form Generator peut rédiger un formulaire web. Vous pouvez également décrire une règle, comme afficher un champ de raison de remplacement lorsqu’un employé sélectionne “Remplacer l’équipement”, en utilisant la logique de formulaire par IA. Révisez la règle et configurez l’étape de Workflow du manager séparément.

Les modèles de formulaires d’approbation de PlatoForms offrent un autre point de départ pour une nouvelle demande en ligne. Adaptez les champs pour l’équipement demandé et la raison de la demande, puis configurez l’étape de Workflow du manager.

Pour la demande d’équipement publiée, le remplissage vocal de PlatoForms associe les réponses orales aux champs pour que le répondant les révise et les soumette. Après la collecte, l’IA dans Insights aide les équipes à poser des questions sur les rapports, à résumer les résultats et à classifier les réponses textuelles. Le personnel examine toujours l’enregistrement et prend toute décision d’approbation requise. Le guide des fonctionnalités IA explique la portée des fonctionnalités, y compris la traduction et les assistants IA connectés ; l’accès, les crédits et la gestion des données dépendent de la fonctionnalité.

Comment la demande d’équipement fonctionnerait-elle dans PlatoForms ?

Si la source nécessite encore une préparation, le Créateur de Document PDF de PlatoForms peut concevoir et éditer un nouveau document et exporter un PDF statique ou remplissable, et ses outils PDF peuvent réorganiser ou combiner des pages existantes. L’édition directe du texte original d’un PDF importé reste une tâche d’éditeur distincte.

Commencez avec le PDF vierge approuvé. Si les employés doivent voir ce format lors du remplissage, utilisez un formulaire PDF en ligne. Si une mise en page de questions adaptée aux téléphones est plus utile, utilisez un formulaire web PDF et mappez les réponses sur le PDF.

Créez un formulaire séparé pour l’étape du manager, puis mettez les formulaires dans l’ordre en utilisant Workflow. Donnez au manager les champs nécessaires pour enregistrer la décision. Envoyer une notification seule ne crée pas une étape d’approbation.

Lorsque les deux étapes utilisent le même modèle PDF, activez Combiner les données entre les étapes. L’étape du manager peut alors ajouter des informations au PDF généré par l’étape de l’employé. Ce paramètre nécessite le même modèle à travers ces étapes ; utiliser des modèles différents nécessite une configuration différente.

Pour enregistrer automatiquement le PDF complété, connectez le formulaire qui produit votre enregistrement final à Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Box. Choisissez le dossier de destination et, si utile, utilisez les valeurs de soumission pour nommer les sous-dossiers. Testez une demande complète pour savoir quelle étape télécharge un PDF et où il atterrit.

Comment Adobe peut-il envoyer des accords complétés à une archive ?

L’Archive Externe d’Acrobat Sign envoie une copie d’un accord complété avec succès aux adresses email configurées. La livraison inclut le PDF signé et le rapport d’audit, plus le CSV des données des champs lorsque disponible. Adobe décrit également des destinations comme Box qui acceptent les emails entrants. Confirmez que l’Archive Externe est disponible et activée dans votre compte Acrobat Sign ; ce n’est pas la même opération que l’enregistrement manuel d’un PDF dans un stockage connecté.

PlatoForms utilise une connexion de lecteur cloud au niveau du formulaire avec des paramètres de dossier et de sous-dossier. Pour une demande d’équipement, comparez cette configuration de dossier direct avec la destination d’archive disponible dans votre compte Adobe. L’Archive Externe d’Adobe envoie les enregistrements d’accords par email ; l’intégration Cloud Drive de PlatoForms enregistre les PDF générés dans le dossier configuré. Sélectionnez la méthode qui correspond à la destination utilisée par votre équipe.

Que devriez-vous tester avant de changer d’outils ?

Exécutez la même demande d’échantillon à travers les deux configurations. Vérifiez si l’employé peut terminer sur un téléphone, si le manager voit suffisamment d’informations pour décider, et si le PDF enregistré contient les entrées des deux personnes. Ensuite, demandez à un autre membre de l’équipe de trouver l’enregistrement sans se fier à la boîte de réception de l’expéditeur.

Vérifiez également ce qui se passe lorsque quelqu’un doit corriger une réponse. Votre processus doit avoir un moyen clair d’identifier l’enregistrement actuel. Une première soumission réussie ne vous dit pas si le processus de révision convient à votre équipe.

La livraison et la rétention dans le cloud sont des paramètres distincts. Dans PlatoForms, les règles de rétention régissent la copie conservée dans PlatoForms. Votre lecteur cloud a ses propres paramètres d’accès et de rétention. Enregistrer un PDF dans un dossier n’est pas, en soi, une politique complète de gestion des enregistrements.

Utilisez Acrobat, PlatoForms, ou les deux

Utilisez Acrobat lorsque le PDF source nécessite une édition de texte directe, une reconnaissance optique de caractères (OCR) ou une rédaction. Vous pouvez ensuite le publier via les Formulaires Web Acrobat Pro ou le télécharger sur PlatoForms pour une complétion en ligne et une révision par les participants.

Dans PlatoForms, choisissez l’apparence originale du PDF ou des questions réactives, ajoutez l’étape de Workflow du manager, et connectez le formulaire de sortie au stockage cloud. Si vous avez besoin d’une nouvelle demande plutôt que d’un PDF existant, commencez par un formulaire web, un modèle ou le Créateur de Document PDF. L’exemple employé-manager est une façon de combiner ces outils ; une demande sans étape de révision peut utiliser un seul formulaire.

Pour une comparaison plus large des produits, consultez PlatoForms vs Adobe Acrobat et le hub de comparaison. Pour construire le processus de collecte et de révision décrit ici, commencez par le guide Workflow.

Questions fréquemment posées

Puis-je continuer à éditer dans Acrobat et utiliser PlatoForms pour la collecte ?

Oui. Préparez le PDF source dans Acrobat, puis téléchargez-le sur PlatoForms. Utilisez la détection de champs par IA pour aider à configurer le formulaire, révisez les champs et publiez-le pour une complétion dans le navigateur. Configurez les étapes de Workflow lorsqu’une autre personne doit ajouter des informations.

Comment PlatoForms peut-il combiner la demande d’un employé et l’approbation d’un manager ?

Créez un formulaire pour chaque participant et connectez-les dans Workflow. Lorsque les étapes partagent le même modèle PDF, activez Combiner les données entre les étapes pour que les entrées du manager soient ajoutées au PDF généré par l’étape de l’employé.

PlatoForms peut-il automatiquement enregistrer la demande complétée dans un stockage cloud ?

Oui. Connectez le formulaire de sortie à Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Box et sélectionnez un dossier. Les PDF générés y sont enregistrés après soumission, et les noms de sous-dossiers peuvent utiliser les valeurs de soumission. Pour le processus employé-manager, utilisez le même modèle PDF et activez Combiner les données entre les étapes, puis configurez la livraison cloud sur le formulaire du manager. Cela enregistre le PDF contenant les entrées des deux participants.

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