如果您的團隊經常建立表單，您可能已經注意到相同的模式：創建新表單，然後花時間配置相同的通知電子郵件、相同的權限、相同的 PDF 字體、相同的邀請措辭。表單預設設置通過允許您在團隊層級定義這些值來解決這個問題。每個新表單都會自動應用這些設置。
什麼是表單預設設置？
表單預設設置是 PlatoForms 中的團隊層級配置頁面。您在那裡保存的任何值都會自動應用於團隊創建的每個新表單，涵蓋提交行為、確認消息、通知電子郵件、邀請措辭、PDF 字體樣式和訪問權限。
它不會影響已存在的表單。它僅設置在您保存更改後創建的表單的起始點。
注意： 表單預設設置對每個團隊成員開放，而不僅僅是團隊管理員。您的團隊中的任何人都可以更改這些預設設置——如果您的團隊處理敏感數據，這一點值得注意。
為什麼要使用表單預設設置？
如果沒有團隊範圍的預設，每個新表單都是空白的。團隊中的每個人都獨立且不一致地配置相同的設置。表單預設設置消除了這種摩擦：
- 一致性，每個入職表單都會發送到相同的收件人（招聘經理、薪資、IT），並使用相同的品牌邀請電子郵件，無論是哪位 HR 協調員建立的。
- 速度，跳過每個表單的設置。創建新設備申請表或合規確認的 HR 協調員不需要重新配置通知、權限或 PDF 字體——它們已經就位。
- 減少錯誤，必須遵循公司政策的設置（如限制提交僅限於受邀聯絡人，而不是公開）默認正確，而不是依賴記憶。
- 更好的提交者體驗，新員工在每個表單中收到一致的邀請電子郵件和確認消息，而不是上一位協調員輸入的隨意措辭。
員工入職很好地說明了這一點。典型的入職過程涉及多個表單——個人信息、銀行信息、設備申請、合規確認——通常由不同的 HR 協調員在不同時間建立。對於每一個，HR 需要相同的通知收件人（招聘經理、薪資、IT）、相同的權限限制（僅限受邀聯絡人，而不是公開）、相同的品牌邀請電子郵件和相同的 PDF 字體在生成的文件中。沒有預設，每個表單建立者都會獨立配置所有這些——每次都會有些許錯誤。下面的標籤描述使用這個場景來展示每個設置如何映射到您的團隊本來會重複做出的具體決策。完整的入職工作流程，請參見如何創建員工入職表單。
如何設置表單預設設置？
要為您的線上表單設置預設設置，首先要熟悉過程並找到表單預設設置窗口。按照以下步驟操作：
-
登錄到您的 PlatoForms 帳戶。
提示： PlatoForms 新手？創建您的帳戶並立即開始免費使用完整平台！
-
在左側導航的頂部，點擊您的團隊名稱，然後從下拉菜單中點擊表單預設設置。
表單預設設置頁面會打開八個標籤：常規、提交確認、稍後保存電子郵件、多語言、通知、邀請設置、表單樣式和權限。
提示： 每個標籤都有自己的保存按鈕——在您點擊該標籤上的保存之前，該標籤上的更改不會保存。
常規
涵蓋提交行為、隱私選項和稍後保存設置——與個別表單設置中相同的選項，但作為每個新表單的起始點應用。在入職場景中：銀行信息和政府 ID 是敏感的，因此您的團隊設置共享 PDF 連結在 24 小時內過期。只需在此處配置一次，而不是依賴每位 HR 協調員在每個表單中記住它。
提交確認
設置表單提交後顯示的默認確認消息或重定向連結。在入職場景中：新員工提交後，他們應該看到明確的"謝謝——HR 將在一個工作日內與您聯繫以告知下一步"消息，而不是空白確認屏幕。只需在此處設置一次消息，每個新的入職表單都會自動使用它。
稍後保存電子郵件
設置提交者使用稍後保存時發送的電子郵件的默認主題和正文。入職表單通常很長——法律姓名、銀行信息、緊急聯絡人、設備偏好——新員工可能不會一次完成，特別是如果他們仍在完成上一個角色。沒有預設，稍後保存提醒使用通用佔位符文本。在此處設置您的 HR 團隊的標準措辭（“您的入職表單已保存——隨時返回在開始日期前完成”），每個表單都會自動發送。
多語言
設置新表單是否顯示語言切換器並默認自動檢測提交者的瀏覽器語言。完整設置請參見啟用多語言指南。如果您的公司在不同主要語言的地區招聘，請在此處開啟自動檢測。每個新表單將自動顯示在新員工的瀏覽器語言中，無需每個表單配置。
通知
當表單完成時，PlatoForms 通過儀表板和電子郵件通知您。切換到通知標籤以設置默認收件人、電子郵件正文、主題等。在入職場景中：招聘經理需要通知，以便他們可以準備新員工的第一天；薪資需要銀行信息；IT 需要設備申請。在此處一次性設置所有三個為默認收件人，每個新的入職表單都會自動發送到正確的人員。完整的每個字段和變量的分解，請參見配置表單通知。
注意： 發件地址需要驗證才能實際發送——在此處設置，但在依賴其發送之前確認其已驗證。
提示： 在表單預設設置中設置的通知會影響團隊的所有未來表單。單個表單上的設置僅適用於該表單。
邀請設置
設置默認邀請電子郵件內容——主題、消息和其他細節——以便每個新表單都以一致的措辭開始。詳細步驟指南，請參見創建邀請。在入職場景中：新員工在開始日期前通過電子郵件收到他們的表單連結。邀請應來自您公司的 HR 電子郵件地址，並有明確的主題行和一致的消息——而不是上一位 HR 協調員輸入的隨意措辭。在此處設置發件人名稱、發件地址、主題和正文；每個表單都會自動發送相同的邀請。
與通知一樣，邀請的發件地址也需要驗證才能發送。
表單樣式
設置新表單的默認字段樣式和 PDF 樣式——字體、粗體/斜體、大小、顏色、字母間距和行間距。每個新表單都會以這些值為基礎開始。如果您的公司對內部文件有標準字體和大小，請在此處設置一次——所有入職表單生成的 PDF 都會匹配。詳細步驟，請參見如何更改 PDF 表單中所有字段的字體樣式。
權限
設置新表單的默認表單編輯者、表單提交者和表單提交查看者。每個角色的詳細解釋，請參見管理權限。在入職場景中：入職表單收集銀行信息和政府 ID——它不應該公開訪問。PlatoForms 的系統默認將表單提交者設置為公開（任何擁有連結的人都可以提交）。在此處將該默認值更改為特定成員，在您的 HR 團隊創建第一個表單之前。每個新表單都會以該限制為基礎開始。
每個標籤和選項的完整分解，請參見表單預設設置文檔。想了解更多？查看我們的常見問題以獲取更多見解。
使用 PlatoForms 輕鬆配置您的表單預設！
使用 PlatoForms 為您的線上 PDF 表單解鎖無限可能。自定義功能，如自定義消息、表單樣式、通知等。無論您是將 PDF 文件轉換為可填寫表單，還是定制特定功能，PlatoForms 都能滿足您的需求。準備好開始了嗎？在這裡註冊並試試吧！
