Verwenden Sie Variablen im E-Mail-Text

Dynamische Variablen im E-Mail-Text heben Formularbenachrichtigungen auf ein neues Niveau. Sie fügen dynamische Elemente wie Formulartext, Links und Anhangsoptionen für PDF- oder CSV-Daten hinzu. Mit Variablen können Sie Benachrichtigungen basierend auf Formularantworten anpassen.

Im Erweiterten Modus fügen Sie Variablen im Format {{ }} hinzu, wie z.B. {{attach_pdf_file}}.

Formularinformationen

Variablen	Beschreibung
form_name	Der Name, den Sie für Ihr Online-Formular festgelegt haben.
form_id	Eine eindeutige Kombination aus Zahlen und Buchstaben, die das Formular identifiziert.

Formularübermittlungsinformationen und Daten

Variablen	Beschreibung
submission_id	Ein Code, der generiert wird, wenn jemand eine Antwort auf Ihr Formular einreicht.
data.fidXX	Um spezifische Übermittlungsdaten einzuschließen, wie “Vollständiger Name” mit einer Feld-ID von “3”, fügen Sie einfach {{data.fid3}} in Ihren E-Mail-Text ein.

Geteilte Links

Variablen	Beschreibung
shared_editor_link	Dieser Link ermöglicht es sowohl Ihnen als auch den Antwortenden, ein eingereichtes Formular zu öffnen und zu bearbeiten. Antwortende können es verwenden, um Änderungen vorzunehmen und erneut einzureichen, und Sie erhalten automatisch ein aktualisiertes PDF.
shared_attachment_link	Verwenden Sie diesen Link, um Dateianhänge herunterzuladen, die aus dem Datei-Upload-Feld hochgeladen wurden.
shared_pdf_link	Für den PDF-Link der eingereichten Daten fügen Sie dieses benutzerdefinierte Feld in Ihren E-Mail-Text ein.

Anhänge und Felder

Variablen	Beschreibung
attach_pdf_file	Fügen Sie diese Variable hinzu, um eine PDF-Datei mit allen gesammelten Daten an Ihre E-Mail-Benachrichtigung anzuhängen.
attach_csv_data	Fügen Sie diese Variable hinzu, um die CSV-Datendatei, die alle eingereichten Daten eines bestimmten Formulars enthält, an Ihre E-Mail-Benachrichtigungen anzuhängen.

Anpassen von Dateilinks und Anhängen

Standardmäßig beinhalten Variablen wie shared_attachment_link, shared_pdf_link und attach_pdf_file alle Dateien. Sie können jedoch auch spezifisch sein, welche Dateien Sie in der E-Mail teilen oder anhängen möchten.

• shared_attachment_link: Wenn Ihr Formular mehrere Felder für Datei-Uploads hat, können Sie die Feld-ID zum Link hinzufügen, um nur Dateien einzuschließen, die über dieses spezifische Feld hochgeladen wurden. Zum Beispiel gibt Ihnen shared_attachment_link.fid4 die Links zu Dateien, die über Feld #4 hochgeladen wurden.

• shared_pdf_link und attach_pdf_file: Mit einem Master-Formular kann es mehrere PDF-Dateien geben. Wenn Sie nur bestimmte PDF-Dateien teilen oder anhängen möchten, können Sie eine PDF-ID wie shared_pdf_link.frums9j3bya oder attach_pdf_file.frums9j3bya angeben. Sie finden diese PDF-ID im Abschnitt “Name”, indem Sie im Formularmenü auf das PDF-Cover des jeweiligen verknüpften PDFs klicken.

Nachverfolgung und Revisionen

Variablen	Beschreibung
tracking_code	Eine numerische Kennung zur Suche nach den Übermittlungsdetails der Antwortenden auf der Übermittlungsseite.
revision	Diese Variable zeigt die Revisionsnummer an, beginnend bei 1 und steigend mit jeder Bearbeitung. Sie hilft Ihnen, die Anzahl der Überarbeitungen des Online-Formulars zu verfolgen.
revision logic block	Um die Übermittlungsnummer nach einer erneuten Bearbeitung mit einer Revision größer als 1 zu erhalten, verwenden Sie diese Variable. Verwendung im E-Mail-Text: Verwendung im E-Mail-Betreff oder -Text im Erweiterten Modus:

{%if revision > 1 %} Revision {{revision}} {% endif %}

Zertifikat und Prüfsumme

Variablen	Beschreibung
attach_sign_cert_pdf	Diese Variable ermöglicht es Ihnen, ein Signaturzertifikat-PDF an Ihre E-Mail-Benachrichtigungen anzuhängen. Es hilft zu überprüfen, ob die Signatur verändert wurde. Um das Signaturzertifikat zu erhalten, müssen Sie es in den Einladungseinstellungen aktivieren.
sign_cert_checksum	Bei Verwendung der Signaturzertifikat-Funktion enthält es die SHA256-Prüfsumme des generierten Signaturzertifikat-PDFs. Diese Prüfsumme hilft, die Authentizität sowohl des Zertifikats als auch des Dokuments zu bestätigen.
checksum logic block	Wenn Sie das Signaturzertifikat verwenden und die logische Operation des Signaturzertifikats in Ihrer E-Mail-Benachrichtigung einfügen möchten, können Sie dieses benutzerdefinierte Feld verwenden.

Workflow

Wenn dieses Formular Teil eines größeren Workflows ist, können Sie diese Variablen verwenden:

Zum Beispiel können Sie {% if %}...{% else %}...{% endif %} anwenden, um spezifische Informationen anzuzeigen, je nachdem, ob die Übermittlung Teil des Workflows ist oder nicht.

{% if is_workflow %}
    Diese Übermittlung ist der {{step_ordinal_index}}. Schritt des Workflows {{workflow_name}}.
    {% if next_step_link %}
        Sie können den nächsten Schritt dieses Workflows fortsetzen, indem Sie auf diesen Link klicken: {{next_step_link}}
    {% else %}
        Dies ist der letzte Schritt in diesem Workflow. Es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.
    {% endif %}
{% endif %}

Vorherige Workflow-Schritte referenzieren

Beim Verfassen von E-Mails können Sie auf Variablen aus vorherigen Schritten mit dem Format “stepN.” verweisen. Hierbei steht “N” für die Schrittzahl, beginnend bei 1. Zum Beispiel können Sie in einem 3-Schritt-Workflow während des dritten Schritts step1.data.fid3 verwenden, um auf den Wert aus dem Feld fid3 im ersten Schritt zuzugreifen.

Es sind nicht nur Formularwerte, die dieses Format wie stepN.data.fidXX verwenden können, jede Variable kann diesem “stepN."-Muster folgen. Zum Beispiel verweist step2.shared_attachment_link auf Dateien, die im Schritt 2 hochgeladen wurden, und step2.next_step_link führt zum Link, um das leere Formular im Schritt 3 zu öffnen.

Video-Tutorial

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