Utiliser des variables dans le corps de l'email

Les variables dynamiques dans le corps de l’email améliorent les notifications de formulaire. Elles ajoutent des éléments dynamiques tels que le texte du formulaire, les liens et les options de pièces jointes pour les données PDF ou CSV. Avec les variables, vous pouvez personnaliser les notifications en fonction des réponses du formulaire.

En mode avancé, ajoutez des variables au format {{ }}, comme {{attach_pdf_file}}.

Informations sur le formulaire

Variables	Description
form_name	Le nom que vous avez attribué à votre formulaire en ligne.
form_id	Un ensemble unique de chiffres et de lettres qui identifie le formulaire.

Informations et données de soumission du formulaire

Variables	Description
submission_id	Un code généré lorsque quelqu’un soumet une réponse à votre formulaire.
data.fidXX	Pour inclure des données de soumission spécifiques, comme “Nom complet” avec un ID de champ de “3”, ajoutez simplement {{data.fid3}} à votre corps d’email.

Liens partagés

Variables	Description
shared_editor_link	Ce lien permet à vous et aux répondants d’ouvrir et de modifier un formulaire soumis. Les répondants peuvent l’utiliser pour apporter des modifications et le soumettre à nouveau, et vous recevrez automatiquement un PDF mis à jour.
shared_attachment_link	Utilisez ce lien pour télécharger les pièces jointes de fichiers téléchargés à partir du champ Téléchargement de fichier.
shared_pdf_link	Pour le lien PDF des données soumises, incluez ce champ personnalisé dans votre corps d’email.

Pièces jointes et champs

Variables	Description
attach_pdf_file	Incluez cette variable pour joindre un fichier PDF avec toutes les données collectées à votre notification par email.
attach_csv_data	Ajoutez cette variable pour joindre le fichier de données CSV, contenant toutes les données soumises d’un formulaire spécifique, à vos notifications par email.

Personnaliser les liens de fichiers et les pièces jointes

Par défaut, les variables comme shared_attachment_link, shared_pdf_link et attach_pdf_file incluent tous les fichiers. Cependant, vous pouvez également spécifier quels fichiers vous souhaitez partager ou joindre dans l’email.

• shared_attachment_link: Si votre formulaire a plusieurs champs pour le téléchargement de fichiers, vous pouvez ajouter l’ID du champ au lien pour n’inclure que les fichiers téléchargés via ce champ spécifique. Par exemple, shared_attachment_link.fid4 vous donne le(s) lien(s) vers le(s) fichier(s) téléchargé(s) via le champ #4.

• shared_pdf_link et attach_pdf_file: Avec un formulaire maître, il peut y avoir plusieurs fichiers PDF. Si vous souhaitez uniquement partager ou joindre certains fichiers PDF, vous pouvez spécifier un ID PDF comme shared_pdf_link.frums9j3bya ou attach_pdf_file.frums9j3bya. Vous trouverez cet ID PDF dans la section “Nom” en cliquant sur le menu du formulaire sur la couverture PDF de ce PDF lié particulier.

Suivi et révisions

Variables	Description
tracking_code	Un identifiant numérique pour rechercher les détails de soumission des répondants sur la page de soumission.
revision	Cette variable indique le numéro de révision, commençant à 1 et augmentant à chaque modification. Elle vous aide à suivre le nombre de fois où le formulaire en ligne a été révisé.
revision logic block	Pour accéder au numéro de soumission après qu’il a été réédité avec une révision supérieure à 1, utilisez cette variable. Utilisation dans le corps de l’email : Utilisation dans le sujet ou le corps de l’email en mode avancé :

{%if revision > 1 %} Révision {{revision}} {% endif %}

Certificat et somme de contrôle

Variables	Description
attach_sign_cert_pdf	Cette variable vous permet de joindre un PDF de certificat de signature à vos notifications par email. Elle aide à vérifier si la signature a été modifiée. Pour recevoir le certificat de signature, vous devez l’activer dans les paramètres d’invitation.
sign_cert_checksum	Lors de l’utilisation de la fonction de certificat de signature, elle inclut la somme de contrôle SHA256 du PDF de certificat de signature généré. Cette somme de contrôle aide à confirmer l’authenticité à la fois du certificat et du document.
checksum logic block	Si vous utilisez le certificat de signature et souhaitez inclure l’opération logique du certificat de signature dans votre notification par email, vous pouvez utiliser ce champ personnalisé.

Flux de travail

Si ce formulaire fait partie d’un flux de travail plus large, vous pouvez utiliser ces variables :

Par exemple, vous pouvez appliquer {% if %}...{% else %}...{% endif %} pour afficher des informations spécifiques selon que la soumission fait partie du flux de travail ou non.

{% if is_workflow %}
    Cette soumission est la {{step_ordinal_index}} étape du flux de travail {{workflow_name}}.
    {% if next_step_link %}
        Vous pouvez continuer l'étape suivante de ce flux de travail en cliquant sur ce lien : {{next_step_link}}
    {% else %}
        C'est la dernière étape de ce flux de travail. Aucune autre action n'est requise.
    {% endif %}
{% endif %}

Référencer les étapes précédentes du flux de travail

Lors de la rédaction d’emails, vous pouvez vous référer aux variables des étapes précédentes en utilisant le format “stepN.”. Ici, “N” représente le numéro de l’étape, en commençant par 1. Par exemple, dans un flux de travail en 3 étapes, lors de la troisième étape, vous pouvez utiliser step1.data.fid3 pour accéder à la valeur du champ fid3 à la première étape.

Ce ne sont pas seulement les valeurs de formulaire qui peuvent utiliser ce format comme stepN.data.fidXX, toute variable peut suivre ce modèle “stepN.”. Par exemple, step2.shared_attachment_link pointe vers les fichiers téléchargés à l’étape 2, et step2.next_step_link mène au lien pour ouvrir le formulaire vierge à l’étape 3.

Tutoriel vidéo

Si la lecture n’est pas votre truc, ce tutoriel vidéo est fait pour vous !