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Configurar pasos del flujo de trabajo

Pestañas

Este artículo proporciona orientación sobre cómo configurar los ajustes para cada paso dentro del flujo de trabajo. Después de agregar pasos en el flujo de trabajo, puedes:

Configurar flujos de trabajo

  • Configurar notificaciones haciendo clic en el botón Notificación (campana). Para más detalles, consulta la sección Configurar notificaciones de formularios.

  • Configurar ajustes para pasos después del paso inicial haciendo clic en el botón Ajustes (engranaje). Para más detalles, consulta la sección Configurar ajustes de pasos a continuación.

Configurar ajustes de pasos

Los ajustes de pasos configurables son aplicables solo a los pasos que siguen al primer paso.

  1. Haz clic en el botón Ajustes (engranaje) ubicado en la esquina inferior izquierda del paso deseado.

    Esto abrirá la ventana de Ajustes.
    ajustes de pasos del flujo de trabajo

  2. Activa o desactiva cada opción para cambiar los ajustes del paso. Para más detalles, consulta la sección Introducir opciones de ajustes a continuación.

Introducir opciones de ajustes

Esta sección explica los diferentes ajustes que puedes personalizar para cada paso en tu flujo de trabajo.

Combinar datos entre pasos

Descripción: Cuando está habilitada, esta opción combinará los datos de varios pasos en un solo PDF, incluyendo la información enviada en cada formulario para el PDF generado en el paso final.

Ejemplo

Imagina que un cliente proporciona sus datos en el Paso 1, y en el Paso 2 final, necesitas la firma del gerente. Cuando está habilitada, el PDF combinará ambos pasos, mostrando tanto la información del cliente como la firma juntos en una sola página en el PDF final.

Mostrar datos del paso anterior en el formulario actual

Note

Esta opción es aplicable solo a formularios PDF en línea.

Descripción: Cuando está habilitada, esta opción mostrará los datos de los pasos anteriores en el PDF del paso actual, ayudando a los usuarios a referirse fácilmente a la información anterior mientras completan el formulario.

Ejemplo

Un gerente de ventas puede revisar un formulario de ventas para entender lo que está firmando.

Incluir enlace al PDF del paso anterior

Descripción: Cuando está habilitada, un enlace al PDF generado después de completar el paso anterior aparecerá en la parte inferior de tu formulario. Este enlace te permite acceder fácilmente al PDF de la etapa anterior. Esta función es particularmente útil en estos escenarios:

  • Si tu formulario no es un formulario PDF en línea,
  • O si has desactivado la opción Usar PDF previamente completado como plantilla de formulario actual.

Es una forma práctica de acceder a la información del paso anterior sin agregarla directamente a la plantilla del PDF actual.

Incluir enlace al formulario del paso anterior

Descripción: Cuando está habilitada, esta opción añadirá un enlace en la parte inferior del formulario actual. Al hacer clic en el enlace, se abrirá el formulario del paso anterior, permitiéndote editar una presentación anterior. Esto es útil si anticipas la necesidad de revisar la información proporcionada en pasos anteriores.

Note

Para usar esta opción, necesitas permiso de Enviador de Formularios para el formulario del paso anterior. Si encuentras un error de acceso denegado (HTTP 403), asegúrate de haber iniciado sesión en PlatoForms y haber configurado el permiso de Enviador de Formularios para el formulario anterior como Público.

Rellenar automáticamente campos con etiquetas coincidentes

Descripción: Cuando está habilitada, esta opción asegura que los campos en el paso actual del formulario se prellenan con valores del paso anterior, siempre que sus etiquetas sean las mismas. Esta conveniencia está disponible para los siguientes tipos de campo:

  • Texto
  • Opción
  • Desplegable
  • Firma
Note

Los campos de Carga de Archivos o Foto no pueden ser rellenados automáticamente con valores anteriores.

Rellenar automáticamente campos con nombre de visualización coincidente

Descripción: Cuando está habilitada, esta opción prioriza la coincidencia del nombre de visualización del campo antes de considerar su etiqueta durante la copia. Un nombre de visualización de campo es un identificador único asignado a un campo particular en un formulario en línea, utilizado para la gestión de envíos en la página de Envíos. Consulta la sección Usar nombre de visualización de campo para más detalles.

Crear certificado de firma

Descripción: Esta opción está desactivada por defecto para todos los pasos. Cuando está habilitada, se creará un certificado de firma para el paso específico después de la presentación.

Para usar esta función, necesitas activar la opción Crear Certificado de Firma para cada paso:

  1. Para el primer paso, haz clic en el botón Invitación en la parte superior derecha del flujo de trabajo.

    Haz clic en el botón de Invitación

  2. En el panel de Invitación, activa Certificado de Firma.

    Habilitar Certificado de Firma

    Esto vinculará el certificado de firma a los ajustes de correo electrónico para una identificación adecuada.

  3. Para los siguientes pasos, haz clic en el botón Ajustes para ese paso y activa Crear certificado de firma.

    Haz clic en el botón de Ajustes para ese paso y activa Crear certificado de firma

Puedes consultar el tutorial en video Cómo crear certificado de firma para el flujo de trabajo a continuación:

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