Collaborez avec les Workflows

Dans ce chapitre, nous examinerons la fonctionnalité Workflow, qui décompose le remplissage de formulaires compliqués en étapes simples, rendant le travail d’équipe plus fluide et plus efficace.

Qu’est-ce que le Workflow ?

Dans un processus de remplissage de formulaires, différentes personnes ont des tâches spécifiques. Au fur et à mesure qu’elles avancent dans le processus, elles complètent chacune leur part, influençant les étapes suivantes. Par exemple, dans les approbations de ventes ou les inscriptions scolaires, les gens remplissent des formulaires et les transmettent.

Le Workflow divise ce processus en étapes plus petites, permettant à chaque personne de se concentrer sur sa tâche. Une fois toutes les étapes terminées, tout se combine en un PDF organisé.

Comment fonctionne le Workflow ?

Prenons le processus de formulaire de location de voiture comme exemple pour expliquer comment fonctionne le Workflow :

Étapes dans le processus de formulaire de location de voiture :

1. Les clients remplissent leurs informations personnelles.
2. Les vendeurs ajoutent les détails du véhicule.
3. Les responsables des ventes examinent, approuvent et signent.

Comment fonctionnent les étapes multiples :

Après chaque étape, le système alerte la personne suivante, maintenant le processus fluide jusqu’à ce que le formulaire soit complet. Toutes les étapes se déroulent dans le même PDF, le rendant simple et efficace.

Combiner en un document final :

Une fois toutes les étapes terminées, le Workflow crée automatiquement un PDF complet et unique. Il n’est pas nécessaire de fusionner les fichiers manuellement. Il suffit de vérifier le document final pour en assurer l’exactitude avant de le soumettre.